excel表格使用技巧.ppt

Excel 应用技巧及精讲案例
郁郁

2011年3月3日
1、怎样能够快速的插入工资表的表头在每个人的信息栏?
在表头下位置插入N行,,在A列输入单数列1,3,5......至表头末,再在原来的人名前输入双数列2,4,6......,用排序的方法(按A列,从小到大排序)就可得到有表头的工资表了.
2、建立分类下拉列表填充项
做财务报表时,我们常常要将资产的“关键字”和“地点”输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1)建立一个资产的“关键字”和“地点”数据库,选中A列(“关键字”名称所在列),在“名称”栏内,输入“服务器设备”字符后,按“回车”键进行确认。 仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“终端软件”、“软件”……
第一节典型案例
2)切换到Sheet1中,选中需要输入“关键字”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业输入“服务器设备“终端软件”、“软件”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
3. 数据图表的拍照。特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候,再使用连接数据的方式就行不通了。Excel早为我们准备了“照相机”,你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来,然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。
A、准备“照相机”
1) 打开Excel的“工具”菜单,选择“自定义”对话框。
2) 单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“工具”,在右边“命令”列表中找到“摄影”,并且将其拖到Excel页面工具栏的任意位置。这一步很多人并不熟悉,一定要自己试一试。(在Excel 2007中打开“工具栏”,在“不在功能区中的命令”中找到“照相机”,点“添加”即可使用。
B、给目标“拍照”
假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。
1) 拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。这一步相当重要,一定要选准,不选或者选错,那你的“照片”就会啼笑皆非了。
2) 用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮,于是这个选定的区域就被“拍”了下来。
C、粘贴“照片”
1) 打开Sheet1工作表。
2) 在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键,被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
在Sheet2中调整“照片”的各种格式,粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化,而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件,所以,“图片”工具栏对这个照片也是有效的,照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。
D、取消拍照粘贴功能
如果拍照完毕,此时想取消照片粘贴功能,只要再次用鼠标单击工具栏上的“照相机”按钮,刚才“拍”下的照片则被取消,不会再被粘贴。
员工面试成功后,公司HR需要给每位员工发放一份入职通知书,其中包括员工姓名、薪资、职级等内容,如果数量少的话大家往往是采用手工填写或者打印,若是人数较多的话,工作量非常大,实际上利用Excel的一些函数以及功能,并可以实现批量打印通知书,下面就以某公司的员工入职通知书打印为例,来介绍具体实现方法。
员工入职信息表
通常一份标准的入职通知书,一般都需要包括员工姓名,薪资,职级,日期,因此在打印通知书之前,必须将这些资料整理好。

设计通知书模板
新建一个工作表,将其命名为“批量聘用函”,然后在此表的A1:H7单元格区域中,根据自己公司的要求,输入入职通知书的必要内容,如编号、标题、开头语、表格以及员工签名的位置(图3)。
由于要实现批量发送,必须在此入职函模板中添加一个通编号选择单元格,这样就能够通过这个单元格中的不同序号,从而能够显示不同的人员的入职函,在 G1单元格中输入“编号”,然后确定H1单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面入职信息明细中每个员工的数据自动引用过来,在B3中输入公式“=VLOOKUP(G1,erf!A2:K11,3,0)”,在C6中输入公式“=VLOOKUP($B$3, erf!C2:K11,3,0)”,并依次类推,
在G1单元格中输入1时,就会在通知书模板中显示第1个入职函,而2时,则显示第2个入职函。
需要注意的是,VLOOKUP等函数,其作用为根据G1单元格中的数值,而自动引用入职信息表明细对应的员工姓名,职级,薪资等信息。
我们在使用Excel2007编辑工作表格时经常要输入大量数据,如何设置才能使Excel公式让数据不再重复?      有时要求输入的这些数据是不允许重复的,例如常见的身份证号码等,