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采购管理增大利润分析
采购管理,规范采购工作,保障经营活动的正常持续供应,加速资金周转,降低采购成本,所需各种材料、设备及公司办公用品、劳保用品的采购(以下除非特别说明,以上所列物资统称为采购物品),以及需通过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料的加工。除非特别说明,采购物品与外协加工产品统称为采购。
由采购部负责组织每年一次的手册修订工作,并由采购部签订发行。采购部拥有对手册的解释权。
财务处负责对采购预算的审核和控制,以及采购款项的支付;需求单位:负责根据经营需求填写请购单和相应的价格建议;参与供应商的甄选;负责质量不合格采购物品及外协产品的评审并提出处理方案,负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题及有关信息及时反馈给采购部。
店管部:负责根据请购清单、经营需求、库存情况等编制物品需求计划;负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放;负责对采购物品及外协产品的质量检测,建立采购物品及外协产品的质量记录;负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及对供应商质量保证体系的考核,参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理;参与对供应商的甄选;参与对采购价格的审核。
采购部:负责制定采购计划及采购活动的具体实施;对所采购物品及外协产品的市场行情、供应商情况进行跟踪调查,建立采购物品及外协产品价格信息库;负责对供应商的管理;负责采购物品及外协产品的交货与协调;负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔。
监事处:负责对采购全过程的监督审察,包括对采购计划、签订采购合同、质量验收和结帐付款等采购过程每一环节的监控。
财务处:负责对采购计划及采购预算的审核;采购物品及外协产品付款凭证的审核及采购款项的支付。
采购计划制订的依据
采购计划应根据经营计划、由店管部汇总的各店日常经营需求计划、各部门的采购申请、年度预算、库存情况、公司资金供应情况等确定,对经营急需物品,应优先考虑。
采购计划种类
根据采购物品的不同应分别制订年度采购计划、月度采购计划及日采购计划。
年度采购计划根据公司年度经营计划,在对市场信息和需求信息进行充分的分析和收集的基础上,并依据往年历史数据对比预测制订,该计划也是制订年度财务预算的主要依据之一。
月度采购计划是在对年度采购计划进行分解基础上,依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测制订当月的采购计划,该计划也是制订月度资金计划的主要依据之一。
日采购计划是在对月度采购计划进行分解基础上,依据店管部对各单店每日经营所需物品的汇总审核后制订。
各店日常经营需求计划
各店根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况向店管部报送每天的需求计划,主要包括每天的销售主产品及各种配料、一次性消耗物品等。
采购申请的提出及审批权限
采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应厂商(参考)、交货期、送货方式等。各种物品的采购申请应由以下各部门提出:
工程项目所需公司采购的材料、设备等,由项目负责人根据合同及设计任务书所作的预算,结合工程进度编制材料、设备采购清单(又称“材料表”)作为采购申请(是否由采购部采购);经部门负责人或授权人审核后,报开发副总审批;
日常经营所需的原材料、辅助材料、产成品(包括外协产品)、包装材料、低值易耗品等,由店管部和中心厨房根据经营需求及加工需求提出月度采购申请,经部门负责人或授权人审核后,报经营副总审批;
工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等由使用部门提出月度采购申请;经部门负责人或授权人审核后,由公司主管领导审批;
经营、办公等需要的大件设备和工具(属于固定资产投资类)由使用部门在年初编制固定资产采购申请;由公司总经理审批;
普通办公用品、劳保用品等由综合办根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请,经部门负责人或授权人审核后,由总经理审批;
库房管理员可根据日常领料情况和库存情况提出常备用料的采购申请,由店管部经理审批;
研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、器皿、设备等,由技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请,经部门负责人或授权人审核后,报营运副总审批。
以上各类物品如在年度预算外或超过年度预算,应经公司总经理审批。
部门负责人/授权人审核本部门的采购申请时应检查请购单的内容是否准确、完整,若不完整或有错误则应予以纠正。
经审批后的采购申请表由采购部审核汇总。审核内容包括采购申请各栏填写是否清楚,是否符合项目合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。
采购计划的管理
采购计划由采购部根据经审批后的采购申请制订,日采购计划由采购部经理批准执行,月度采购计划报请营运副总批准执行,年度采购计划需报请公司总经理审批。
采购计划应同时报送财务处审