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文件管理规范
1. 目的
为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借
阅、下发、作废及电子文档的管理,并满足文件的价值,使其可提供适
宜的培训、重复性和可追溯性,特制订本文件管理规范。
2. 范围
适用于公司内各部门文件管理
3. 职责
公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档
的文件管理。
总经理办公室指定负责公司所有原始档案资料
的管理,以防止档现象。
各部门负责以本部发文以及存档的文件管理。
各部门指定一个兼职档案管理员,负责本部门内文件管理及收发管理
等。
公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。
4. 规范内容:
文件的分类:
为满足不同文件的性质及需要,总经理办公室及各部门应对于各类文件
予以分类。
公司内部管理文件类:以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任
免、会议纪要、计划总结等文件。
公司对外往来文件类:以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单
位及其它单位往来文等。
部门文件类:以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请
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示、报告等。
业务报告类:项目的调研报告、可行性研究报告、楼盘销售情况、工程
进展情况、审计报告、公司按揭情况等。
业务合同类:工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。
文件的编制
为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性,公司各类文件的编制
需按规定的格式和编号方法进行,统一使用打印稿,行文应规范,不得
有错别字。
文件标题定为小三号宋体字加粗,文件编号为小四号黑体字,文件内容
为小四号宋体字。
各部门所有需以公司名义对外发文,都必须到总经理办公室文件管理员
处获取统一发文编文,编码方式为:成万科[年
度]序号,对政府部打印。
以公司名义下发的字[年度]第序号。
公司、部门日常性理办公室——成万办字[年
度]序号,财务管理部---成万财字[年度]序号等,新增部门以此格式类
推。
日常发文文本格式.
doc
部门日常无须存档的零星发文不用编号。
文件格式的样板(仅限于规章制度类文件使用)
成都万科房地产有限公司编号
名称版本第页共页
编制更改审核批准生效期年月日
目的:(要明确阐述编制和使用本文件的目的)
范围:(要明确阐述本文件适用范围。)
职责:(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。)
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格式头定为五号宋体字
(后附正文)
文件编号格式(仅限于规章制度类文件使用):
VKCD 部门简称 XX-XX1
部门本类文件的支持性文件以“001”
起顺推
部门本类文件顺序,以“01”起顺推。
见
公司名称缩写
各部门名称简称:总经理办公室——ZB,财务管理部——CW,营销策
划部——YXCH,设计部——项目发展部-——XM,珠峰
在线——ZF 等。