如何开好一个会议.doc

如何开好一个会议
一个进行得宜而具有效率的会议,通常是顺利解决待处理的事项,这是团队合作良好、士气高昂与向心力强的表现,也是组织健全的表征。
这样的会议,对你个人而言,是一种挑战,也是一种机会。在会议上良好的表现,可以促成你职责的增加。有效的会议,可以集合众人的智慧和经验,群策群力,合作解决各种疑难的问题。
一、会议的准备
(一)几种会议类型的特征:
1、简报性质的会议
归集与分发有关的资讯,是主持一个新会议的重要起步,简报会议的目的是要分享每一个与会者的知识,建立权责范围并且沟通工作的目标。这种通常被称为[简报]的会议,也适用界定某些问题,所以,主持这类会议最好以正式的方式召开,并由强有力的主管来担任主席。
2、检讨性质的会议
进度检讨会议是专案管理、客户管理或经销商管理的重要工作。这种检讨会议,通常是配合该专案的需要,定期举行。这种会议进行时,先由每个人就其个人的工作进展提出报告,其他与会者则相互发问质询或公开讨论。主持这种会议需要较高技巧,因为大部分与会者彼此熟识,所以这种会议应以“有准备的非正式”方式来举行最为恰当。
3、解决问题的会议
这一类型的会议,如果时间允许,有时必须分为两次会议来讨论相同的问题:第一次先界定问题,第二次再讨论解决问题的方法。同时可利用两次会议中间的空档,研拟各种解决问题的方案。由于问题经常很紧急,因此无暇做太多的准备,所以这类型的会议,通常是以非正式的形式召开。非正式的另一个好处是,可避免大家浪费时间在推卸责任、掩饰过错上。
(二)会议的准备
1、会议室内应准备的事项:出席者的名牌、隔音与空调设备、会议室内禁接电话(室外代接留言)、笔记本与铅笔、挂图架、影印机、电插头及延长线、会议桌、椅子、黑板(白板)、麦克风、投影机、幻灯机、茶水等等。
2、召开会议前的探讨事项:
. 召开这项会议的目的为何?
. 哪些人需要参加?
. 在何时何地召开较方便?
. 应采取何种方式(正式、非正式......)召开?
. 是否事先发出有关资料与议程表?
. 是否需要准备特殊的设备(麦克风、视听辅助工具......)?
. 各个议题的讨论顺序如何安排?讨论时间如何分配?
. 有无任何利益冲突之处?
. 需不需要事前的个别沟通?
. 采用何种记录最适合?能不能指定一位与会者做记录,还是需请秘书人员负责?
. 是否有新成员加入讨论,对他们是不是需要先作简报?
. 是否需要准备茶点?利用进餐时间继续会议,以节省时间。
. 是否需要有其它设施(如停车位、贵宾接待室等),以便利外界的与会人士?
二、如何参加会议
(一)出席会议前的准备
为了让自己在会议中的发言,能掌握重点,而有效达到目的,你在出席会议之前,应做下列的准备:
. 仔细阅读事先分发的文件,如有不清楚的地方,先查问清楚。
. 应明白自己的目的,设法争取别人支持你的立场。
. 事先准备你的提案,但是提案的内容要有弹性。任何的提案都需有应变的准备。
(二)在会议中应有的表现
. 敏锐地倾听:要多练习这种技巧。它可以诱导出有意义的问题,增进大家的了解,并且保持会议中的轻松气氛。
. 直接回答问题:可使会议不致离题,避免浪费时间。
. 澄清疑问:“你是说,