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试析档案的检索工作
[摘要]随着档案数量的不断增加,为解决庞大的档案体系与人们对其特定需求之间的矛盾,也就导致了档案检索的出现。同时,由于这个矛盾的不断运动,也推动了档案检索不断向前发展和档案检索理论、方法和技术的不断完善。
[关键词]档案;检索;工作;过程;原则;重要性
中图分类号:G274 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2014)01-0280-01
由于人类社会发展的连续性和继承性的特点,其每一进步和发明创造,都依赖于以往的经验、材料和理论的不断积累。人们的任何创新,也都是建立在前人或旁人已取得的成就的基础之上的。档案检索工作是在档案数量积累到一定程度的时候出现的。随着档案数量的不断增加,为解决庞大的档案体系与人们对其特定需求之间的矛盾,也就导致了档案检索的出现。同时,由于这个矛盾的不断运动,也推动了档案检索不断向前发展和档案检索理论、方法和技术的不断完善。

档案检索的过程一般可以分为档案的存贮过程和档案的检出过程。其中“存贮”是“检出”的基础;“检出”则是“存贮”的体现。档案存贮过程主要通过对档案信息的著录、标引手段建立档案检索系统;档案的检出过程则根据用户的检索提问,通过目录、索引等检索具,从档案检索系统中检出相关档案信息。
由于从事档案存贮的人员和从事档案检出的人员不大可能进行直接的思想交流,并且由于思想方法上的差异、掌握知识面上的差异、语言表达方式上的差异等因素的存在,标引人员和查寻人员对同一份文件的分析、理解也会存在不同。因此,往往造成存贮档案与检出档案所依据的规则不一致,最终导致存入的档案检不出来。
档案的存贮过程和档案的检出过程由于遵循了事先约定的相同标记与路线,它们就有了相符性。档案检索正是以档案存贮过程和检出过程的相符性为基础的。如果档案存过程与检出过程不能相符,那么,档案检索就失去了基础,查寻将得不到所需要的果,存贮也就毫无意义。

档案检索作为档案管理的一个重要组成部分,它与情报学也有着非常密切的关系。它根植于档案管理工作,并且越来越多地从计算机科学、数学、语言学等学科引进一些科学方法和技术手段,在此基础上逐步形成自己的专门研究领域。其研究对象大致可以归纳为以下几个方面:
档案检索语言的研究
各种检索词表就是档案检索语言的表现和文本。档案检索语言是产生各种类型的目录、索引以及各种相应检索方式的基础,它直接关系到档案检索系统的优劣和检索效率的高低。档案检索语言也包括计算机检索系统的查询语言。查询语言是交互式计算机检索系统的检索指令,是检索者命令计算机进行各种作业,一步步实现检索目标的语言。这是从事联机检索必须掌握和运用的工具。因此,对档案检索语言的研究是档案检索的重要内容。
数据库的建立、存贮与维护的研究
所谓数据库,可以理解为机读型档案目录、数据以及档案全文的集合。数据库是档案检索必不可少的资源。有关数据库的研究包括:建库方面的对档案与数据的选择与描述,根据一定的档案检索语言对档案进行的标引,文档的结构与更新等;数据库评价方面的评价准则和择价技术等。
档案检索系统的研究
所谓档案检索系统,是根据一定的目标,将有关的档案按照一定的档案检索语言进行标引,在一定的载体上按一定的