关南区农村合作银行档案管理制度.doc

XX区农村合作银行档案管理制度
为贯彻实施《中华人民共和国档案法》,确保农村合作金融系统档案资料的完整,提高我行档案的科学化和规范化管理水平,特制定本制度。
一、总行办公室、各支行本部、各分理处为三级机构的档案管理部门,应指定专人管理文书档案,会计档案和业务档案。
二、合作银行三级机构在党务,行政,业务以及财务,人事等工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档、机关业务发展部负责业务文件立卷和定期向办公室归档;财务科技部负责财务档案的立卷和定期向办公室归档;保卫、内控部分别负责保卫、内控档案的立卷和定期向办公室归档;人力资源部有关干部人事管理、工资、职称、编制等方面的文件材料的立卷及工作人员的干部档案和员工档案由人力资源部管理。其余所需立卷和归档的文件材料均由办公室直接处理,办公室主任和专职文书,档案员应对本单位业务部门和下属机构的档案管理工作进行指导、监督和检查。
三、档案的立卷和归档要求:
(一)应归档的文件材料齐全、完整;
(二)文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷;
(三)归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切、便于保管和利用。
四、有立卷和归档职能的部室应在第二年上半年向办公室移交档案,办公室档案员和部室移交人根据移交目录,清点核对,并履行签字手续。财务档案从立卷之起可以在财务部门保管一年,但应指定由专人保管,超过一年必须按时移交。
五、办公室负责档案管理的专兼职人员,应会同各部室,根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为本单位各项工作服务,并注意掌握档案的利用效果。
六、归档范围、保管期限和档案销毁
(一)归档的文件材料的范围:凡是反映本单位党务工作和业务工作活动,具有查考价值的文件材料均属归档范围。
1、上级机关或业务主管部门的文件材料;
(1)上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;
(2)上级颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件,以及普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
(3)上级领导等视察,检查我行工作时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音,录像等材料;
(4)代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;
(5)代上级转发本单位的文件(包括报纸,刊物转载).
2、本单位的文件材料:
(1)本单位组织召开的合作金融系统工作会议、专业会议的全套文件材料以及各种声像材料;
(2)本单位党组,行政领导会议(行务会议)材料;
(3)本单位颁发的(包括转发及与其他行政部门联合颁发的)各种正式文件的签发稿,印制稿,重要文件的修改稿;
(4)本单位的请示与上级机关或主管部门的批复文件,下级机构的请示与本单位的批复文件;
(5)本单位及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等;
(6)反映业务活动和业务规范化管理的文件材料;
(7)反映业务活动原始资料和基础数据资料(重要基数),信息化处理(上传和下载)和信息系统运行的数据资料(包括备份的计算机盘,片),工作记录等;
(8)需建立和反映的各业务险种的个人帐户资料;
(9)对下级