【精编版】Access 数据共享和交换.ppt

第8章数据共享和交换
为了访问和使用各种格式以及来自不同应用程序的数据和信息,Access系统与其他应用程序和数据库文件之间的数据交换,ess 2003的重要功能。
本章要点
与其他应用程序交换数据
数据库之间的数据共享
习题 8
与其他应用程序交换数据
ess中可以方便地导入其他格式的数据,这样用户就不必重新输入已有的数据。ess数据库的一部分,导入后的表和直接创建的表没有区别。
从Excel导入数据
Microsoft Excel具有强大的数据分析、计算以及图表处理功能的Office软件,将Microsoft ess中使用,可以大大提高数据库的使用效率。将一个Microsoft ess 2003中具体操作步骤如下。
(1)打开数据库。
(2)在数据库窗口中,单击“文件”→“获取外部数据”→“导入”菜单命令,调出“导入”对话框,如图8-1-1所示。
与其他应用程序交换数据
图8-1-1 “导入”对话框
与其他应用程序交换数据
(3)在“文件类型”下拉列表框中选择Microsoft Excel,然后选中导入数据的Excel文件名,单击“导入”按钮,打开“导入数据表向导”对话框,如图8-1-2所示。
图8-1-2 导入数据表向导
与其他应用程序交换数据
(4)在“导入数据表向导”对话框中,单击“下一步”按钮,进入下一个对话框,在该对话框中,确定是否包含列标题,然后单击“下一步”按钮,进入“导入数据表向导”的下一个对话框,如图8-1-3所示。
(5)在图8-1-3中,确定数据的保存位置,然后单击“下一步”按钮接受默认值(创建新表),进入“导入数据表向导”的下一个对话框,如图8-1-4所示。
(6)在图8-1-4中,确定是否修改字段信息,可单击电子表格每一列来接受字段名、改变它和决定是否将其定位索引。向导自动确定数据类型。也可以跳过每一列,然后单击“下一步”按钮,打开“导入数据表向导”的下一个对话框,如图8-1-5所示。
与其他应用程序交换数据
图8-1-3 确定保存位置图图8-1-4 确定字段名和数据类型
与其他应用程序交换数据
(7)在图8-1-5中,可以选择为新表添加主键或没有主键。然后单击“下一步”按钮,进入“导入数据表向导”的下一个对话框,如图8-1-6所示。
(8)在图8-1-6中,确定新表的名称并(可选)运行表分析器向导,然后单击“完成”按钮。Access在一个信息框里提示导入文件成功,单击“确定”按钮返回数据库窗口。
图8-1-5 确定主键图8-1-6 确定表的名称
这时,ess数据库窗口中,ess表从原来的Excel文件创建出来。
注意:可以导入电子表格中的所有数据或指定单元格范围内的数据。
与其他应用程序交换数据
图8-1-5 确定主键图8-1-6 确定表的名称
与其他应用程序交换数据
从文本文件导入信息
主机的数据通常以文本文件的形式输出,在桌面应用程序中使用。Access可以导入两种不同类型的文本文件数据(带分隔符和固定宽度)。Access对两种类型的文本文件使用一个向导。
注意:带分隔符的文本文件有时被称为以逗号或制表符分隔的文件。每条记录都是文本文件中单独的一行,这一行上的字段不包含尾随的空格,通常以逗号作为字段的分隔符,并且要求某些字段被包含在一个定界符(如单引号或双引号)中。固定宽度文本文件也是将每一条记录放在一个单独的行上。但是,每条记录里的字段是定长的,如果字段内容不够长,尾随的空格被加入到字段中。

导入带分隔符的文本文件按以下步骤操作。
(1)打开数据库,在数据库窗口中,单击“文件”→“获取外部数据”→“导入”菜单命令,调出“导入”对话框。
(2)在“导入”对话框的“文件类型”下拉列表框中选择“文本文件”,在文件列表框中选中一个文本文件,单击“导入”按钮,打开“导入文本向导”对话框,如图8-1-7所示。
与其他应用程序交换数据
(3)向导会自动判断文本文件是带分隔符的还是固定宽度的。单击“下一步”按钮,进入下一个对话框,如图8-1-8所示。
图8-1-7 导入文本向导图8-1-8 确定分隔符和文本识别符