为加速资金流转,提高资金使用效力;降低应收款坏帐风险;建立审批机制和预防不良应收款的发生;合理利用信用政策促进销售;特制定本应帐款管理制度。
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适用于本公司内部所有应收帐款的管理部门。是指公司对外销售产品以及为客户垫付的各种费用而应向客户收取的款项,向个人和单位收取的其他应收款和债权,具体包括应收帐款、预付帐款和其他应收款。
职责
销售部:负责与客户的联络及催收货款
货仓部:负责产品的保管、收发及登帐
财务部:负责客户应收帐款核对及记帐
业务接单
依据公司要求与客户签订《销售合同》(或客户的采购订单),销售合同要明确销售价格,数量,是否为含税销售价格及信用期限,原材料的信用期限不能超过月结30天,产成品信用期限不能超过月结60天。对于小批量的销售合同依照公司的《客户订单准入管理规定》执行,如果客户有佣金则业务员同时需要填写《客户佣金申请表》交财务部门。
经销售部审批确认的《销售合同》(或客户的采购订单)要将其转化为ERP系统的《销售订单》,《销售订单》要注明客户订单号、信用期限、数量、价格及税率,货品编码统一按工程部下发的BOM单填写。同时《销售合同》(或客户的采购订单)交财务部应收会计.
销售部接到的订单如为超信用期订单,系统报警无法下单时应及时反馈给业务员. 业务员填写《客户解警申请表》经批准后交财务部应收会计进行系统解警,客服部在解警后下《销售订单》,《客户解警申请表》必须清楚填写与客户达成的收款计划,货款超期壹个月内由销售经理和财务部经理审批,超期壹个月以上需经总经理审批。
PMC部根据审核后的《销售订单》下达《生产指定单》安排生产部生产。
发货
销售部根据《销售订单》制成《销售送货单》,《销售送货单》所写订单号、物料名称、规格型号、单位等要与《销售合同》(或客户的采购订单)一致,《销售送货单》一式五联,第一联仓库留存联,第二联财务记帐联,第三联客户签字回单请款联,第四、五联客户记帐联。
客户对销货单的签收应符合双方的合同规定,要具备法律效力。销货单回签以盖章为准,或由客户有权签收人签名。销货单无论已何种方式提供给客户,销售人员均必须及时将客户签收的销货单取回。签回的原件由财务与原始“销货单”对比稽核,并由财务保管。
客户退货由于品质不良等原因造成客户退货时,货仓部根据审批后的《客户退货处理表》在ERP系统里录入红字(负数)的《销售送货单》减少销售出库数量,仓管员在红字《销售出库单》上签名确认收到客户退货.
仓管员按发出实物及时登记仓库帐、卡. 财务部将“客户签回的销货单”状况录入ERP系统,进行钩稽核销。月末根据系统汇总出“客户未签回的销货单”,作为销售人员的考核指标,发送给销售部。
对帐
原则上以自然月作为一个完整的财务月度,对账周期按月进行。《对账单》由财务编制,并在每月5日前,以PDF文档形式打印,交销售人员确认后,由财务经理批准后使用财务章确认,并由销售人员传递给客户确认(可先以电子档与客户对账,再打印书面文本)。
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