公司客服人员费用管理办法.doc

公司客服人员费用管理办法
一、目的:
1、加快费用报销进度。
2、方便统计管理,合理控制费用。
二、适用范围
适用于客户服务部相关管理人员及所有客服中心工作人员;
三、职责
1、分公司客服中心主管:负责对所在区域客服人员的费用审核的初审,负责审核辖区内产生的售后费用的真实性、合理性和票据的数量;对费用报销出现的异常问题及时提出报警;
2、分公司总经理:负责对所在区域客服人员的费用审核(包含客服主管)的复审;
3、费用审核专员:负责审核全国分中心产生的售后费用的真实性、合理性和票据的数量,对费用报销出现的异常问题及时提出报警并上报客服部经理;
4、客户服务部经理:负责客服部成本费用的管控以及售后费用报销的合理性;
5、报销人:负责真实地将报销相关材料按照公司标准粘贴;
6、国内销售公司副总经理:单张报销单超过2000元审核权。
四、报销流程
1、报销附带凭证和相关规定:
1) 出差审批单:每个人的报销凭证后均需附上一张出差汇总审批表,必须要有相关负责人(客服主管)审批签字,上面填写清楚每半个月出差概况;
2) 工作单(即安装单、维修单、巡检单);
3) 客服人员的电话费、市交费实行包干制度的客服中心,每月最高限额,超出部分费用自理。(以和各分公司邮件确认金额为准,如有特殊情况费用超出需向领导申请审批)
2、报销周期和报销凭证邮寄时间规定:
说明:1)总部为各客服中心每月办理两次报销;
2)办事处每个月寄2次报销到总部,每次提前或按照上述日期寄出报销;
3)每月报销时,把当日之前的所有费用整理粘贴好;
4)期间遇节假日依次顺延。
5)报销周期不能超过一个月,如果超期则不予报销。
3、报销审核流程
1)客服现场工程师的费用报销将相关凭证按照公司要求规定粘贴好,将费用报销内容录到CRM费用系统里后直接将票据交给客服中心主管;
2)客服中心主管收到费用单据后,进行审核,同时客服中心主管自己的费用报销相关凭证按照公司要求规定粘贴好,一并交给分公司总经理审核;如无误则按照规定日期全部寄往总部客服部,每次寄出费用报销之前,登记整理好费用明细和汇总表,每月报销时发送至总部审核专员邮箱;(备注:各中心主管每月发送费用明细时,需将每月非客服产生费用单独列出明细表,并详细备注具体费用)
3)客服部费用审核专员按照公司要求对办事处的报销进行审核,如无误则转交客服部经理审核;(要求费用审核专员在三个工作日内审核完毕)
4)客服部经理在一个工作日内审核完毕后由费用审核专员转给财务部审核;
5)财务部收到费用单据后在七个工作日内发放报销款。(注:财务部在当月29日至次月9日期间由于月度结账,故不收任何费用报销单