档案管理流程及制度.doc

档案管理流程
编制
日期
审核
日期
日期
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
目的
加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
术语和定义
档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
职责
人事行政部
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定;
建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;
收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。
编制检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资料,提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;
负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
各职能部门
负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知人事行政部;
向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件;
财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;
运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。
各部门经理
。
人事行政部分管副总/常务副总
。
工作程序
档案资料的收集
各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。
各部门文件资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向档案室移交。
归档范围及移交时间(见附表一)
档案资料的标识
人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。
档案资料的日常管理:
文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。
电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
档案室档案借阅
借阅权限:填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
绝密类:绝密档案需经总经理批准。
机密类:机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。
普通类:普通档案借阅属于本部门的,由本部门经理批准;借阅其他部门的档案除本部门经理批准外,还需其他部门经理批准。
借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;
档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;
借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;
借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;
外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室;
外单位摘抄档案的(绝密、机密不允许复印或摘抄),应经总经理批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。
档案销毁
对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。
执行销毁任务时,必须由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成的监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。
档案管理细则
档案资料的归档范围
公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;
公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;
公司领导的批示、指示等;
重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
反映公司主要职能