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发票管理办法
一、目的:为规范公司采购、销售、运输及维修等业务发票的管理,降低公司税务成本、避免因发票管理不到位给公司造成的损失,特制定本制度。
二、增值税专用发票:
(一)增值税专用发票的索取
公司所有的物资采购、修理及车辆维修、购置办公用品及印刷品等业务,凡金额超过2000元的,原则上均须开具增值税专用发票,确有特殊原因的应事先与财务部沟通。经办人员应确保增值税专用发票的票面干净整洁。否则,财务部可拒绝受理。
(二)增值税专用发票的传递
发生采购、维修等业务,经办人须在物资入库或维修业务完成7日内向对方索取增值税专用发票,并在发票开出10日(以发票开具日期为准)内办理完毕相关核对与签字手续,并到财务部办理入账。每月20日之前开具的专用发票必须在当月办理完毕签字、挂账等手续。每月20日之后开具的发票,必须在次月5日之前办理完毕相关手续。自物资验收入库到办理完毕各种手续、并到财务部办理入账,不得超过15天。
凡入库物资与发票明细清单不符或与采购合同明细清单不符等各种差错,其责任均由业务经办人员承担。
公司物资估价入库(货到而发票未到)金额不得超过500万元。单批物资超过500万元者除外。
发生销售业务,财务部必须于销售业务发生之日起45天内将发票交销售部业务员,销售部业务员必须于收到财务部开具发票15天内发票交客户。
对以上逾期未完成者,或其它各种原因出现差错,造成财务部门不能按期进行账务处理者,均按逾期20元/天对相关责任人进行处罚。
(三)增值税专用发票的保管及责任划分
票据交财务部前,由票据业务经办人负责保管;所有票据交接必须履行交接手续,由财务部经办人签字接收,没有履行交接手续的视同票据未到财务,履行完相关手续交财务部后,由财务部税务会计负责保管,财务部应按月将票据装订成册,以备税务机关检查。如在保管期间,票据业务经办人或税务会计因工作失误造成票据丢失、毁损等情况,给公司造成损失的,按增值税专用发票票面税额的20% 以上对保管责任人进行处罚。
(四)增值税专用发票过期责任划分
业务经办人在办理完采购等相关业务后,应及时向对方单位索要增值税专用发票,如将已经过期的增值税专用发票交给财务部,或因票据相关审批手续未办理完毕,财务部有权拒绝接收,由此造成增值税专用发票过期,由业务经办人承担责任,并按增值税票面税额的20%以上进行处罚;如增值税专用发票是由财务部相关负责人确认接收后,因其工作疏忽造成的发票过期,按增值税票面税额的20%,对财务部相关责任人进行处罚。
业务经办人在办理销售业务时,如因发票未及时传递给客户造成公司货款无法回收的,按无法回收货款金额的20%以上进行处罚;因发票未及时传递给客户造成货款回收周期延长的,按同期银行贷款利率进行处罚。
三、运输发票及普通发票
(一)运输发票
取得的运输发票项目(包括但不限于货物名称、数量、单位运价、计费里程、金额)必须填写齐全,单位运价必须合理;汇总开具的运输发票必须提供附有运输企业开具并加盖财务专用章或者发票专用章的运输清单;由我公司承担的运费+号必须开具在我公司税号前,由我公司代垫的运费+号必须开在客户公司税号前。否则财务部有权拒绝接收,由业务经办人承担责任。
运输发票的传递、保管及责任划分同增值税专用发票。
(二)普通发票的开具及真伪