办公室接待规范.pptx

礼仪者敬人也
礼仪礼仪就是律己、敬人的一种行为规范,是表现对他人尊重和理解的过程和手段。
礼仪就是人们在社会交往活动中应共同遵守的行为规范和准则。
接待工作是两办的重要工作职责之一,是加强学校对外交流的重要途径,是展示学校建设成果和人文精神的重要窗口。
两办的接待工作范围:包括上级领导或各级政府领导视察、兄弟院校领导来访、重要专家院士来校交流、企业或团体领导来访等。
一、指导思想
周到细致
热情大方
规范节俭
厚重大气
二、工作步骤:(六步法)
收集信息
统筹设计
提前准备
分工负责
现场协调
事后总结
收集信息:
要了解来宾来访的单位、时间、目的、人数、姓名、职务、背景、性别、民族、活动安排及特别要求等信息,并记录来宾联系人姓名和联系方式。将收集到的信息向相关领导汇报。
统筹设计:
根据收集到的信息和领导指示,制定接待方案和经费预算,报领导审批。接待方案包括迎送、陪同、会务、宴请、住宿、车辆、参观、礼品、宣传及环境保卫等方面。同时根据对等和对口接待原则,确定参加接待的领导教师或学生等。要注重与来宾联系人的沟通。特别注意的是要分析每项接待工作的难点和特殊性,把其作为接待工作中的重点来抓。
提前准备:
提前预订车辆、宾馆、饭店和会议场所;提前联系被参观单位及旅行社;对特殊礼品要提前订做;提前准备会议相关文件和讲话稿;提前准备接待所用的相关物品;提前邀请媒体;对重要来访要提前作现场模拟和彩排。
分工负责:
由领导或两办主任召集相关部门的领导和教师开协调会,分工布置,各司其责;两办具体负责接待的人员进行分工;要注意职责不易划清的工作。
现场协调:
在接待过程中要协调好各部门的工作,注意各环节的衔接。要处理好意外情况、突发事件和来宾的临时要求。
事后总结:
在接待工作结束后,要及时总结经验与不足,吸取教训,以提高以后的接待工作;将接待工作的相关资料归档。