第7章Excel2003基础知识.pptx

【案例26】建立“公司人员档案表”工作簿

有多种方法可以启动Excel 2003,其方法与启动Word 2003的方法相同,例如,单击【开始】按钮→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2003”菜单命令,则启动Excel 2003同时建立一个新的文档。Excel 2003的一个文档被称为一个工作薄。如果需要关闭工作簿或者Excel 2003,也可以使用与Word 2003相同的方法。
如果需要建立一个新的Excel文档,保存已经建立的文档,或者关闭文档,所使用的方法都与Word相同,这里不再赘述。但是要注意,一个Excel文档称为一个工作簿,它的图标是,弹出“保存”对话框后,其保存类型应选择“Microsoft Office Excel工作簿”。
在“我的电脑”等位置显示文件的信息时,则显示为“Microsoft Excel工作表”。
在启动了Excel 2003后,所看到的工作界面如图7-1-4所示。从中可以看出,Excel 2003的工作界面是一个标准的Windows环境下的软件,其中包括标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条和滚动条按钮、工作区、数据编辑栏、状态栏、控制框与控制菜单、控制按钮等。
(1)菜单栏:菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”、“帮助”9个菜单,单击任意一个菜单,都会弹出一组相关性的操作命令,可以根据需要选择相应的命令完成操作。这些菜单与其他Windows软件的菜单具有共同特点,也具有Office系列软件的个性化菜单的特点。这9个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到。
(2)“常用”工具栏和“格式”工具栏:工具栏是在菜单栏下面的一组图标按钮,每个按钮代表一个命令,这些命令与菜单栏中的命令是等价的,利用工具栏可以使操作更为简便。在Excel 2003中,系统定义了很多工具,将它们分成不同的组而成为不同的工具栏,其中对最常用的操作项定义了两组工具栏,即“常用”工具栏和“格式”工具栏,默认状态下只有这两个工具栏显示在屏幕上。
“常用”工具栏: “常用”工具栏,在这个工具栏中包括的是一些最常用的基本操作,如“新建”、“打开”等。当将鼠标指针移至某一按钮上时,该按钮会突出显示,并且在其下方显示出其名称提示,单击该按钮,就可以完成相应的操作。不同的几个按钮的主要作用见表所示。
按钮名称
作用
【自动求和】按钮
此按钮用于插入求和函数并建议求和的区域
【升序排序】按钮
此按钮用于将指定列按升序排列
【降序排序】按钮
此按钮用于将指定列按降序排列
【图表向导】按钮
此按钮用于地引导用户在工作簿中插入所需要的图表
“格式”工具栏: “格式”工具栏,它主要用于对工作表中的选中的内容进行所需的各种格式化操作,我们也只介绍其中与Word不同的按钮。这些与Word不的按钮的作用见表。
(3)编辑栏和名称框:编辑栏和名称框用于指示工作簿中当前活动单元格的单元格引用和存储的数据。它是由名称框、按钮工具和编辑栏几部分组成。
按钮名称
作用
【合并及居中】按钮
此按钮用于将所选中区域合并到一个单元格,并且只保留最左上角的数据,该数据呈居中显示
【货币样式】按钮
此按钮用于将所选中数据变为货币格式显示
【分比样式】按钮
此按钮用于将所选中数据变为百分比格式显示
【千位分隔样式】按钮
此按钮用于将所选中数据变为千位分隔格式显示
【增加小数位数】按钮
此按钮用于将所选中数据增加一位小数位
【减少小数位数】按钮
此按钮用于将所选中数据减少一位小数位
【边框】按钮
此按钮用于将所选中的单元格区域加上边线框,单击右边的向下箭头,将出现边框下拉列表,可在此列表可选择边框的形状
编辑栏是随着操作发生变化的,它有两种状态,当选中一个单元格时,无论这个单元格中是否有数据,其状态如图所示,而当输入数据、双击单元格准备进行编辑时编辑栏如图所示。编辑栏和名称框中各主要按钮作用如下。
名称框下拉列表框:用以显示当前活动单元格的单元引用。
【取消】按钮:只有在开始输入和编辑数据时才出现,用鼠标单击此按钮,将取消数据的输入或编辑工作。
【输入】按钮:只有在开始输入和编辑数据时才出现,用鼠标单击此按钮,可结束数据的输入或编辑工作,并将数据保存在当前活动单元格中。
【插入函数】按钮:用鼠标单击此按钮,将引导用户输入一个函数。具体使用方法将在后面的章节中介绍。
编辑栏:在插入函数按钮后面的文本框就是编辑栏,在编辑栏中可以输入或编辑数据,数据同时显示在当前活动单元格中,编辑栏中最多可以输入32 767个字符。通常说它可以输入32 000个字符。
(4)工作区:工作区就