会议流程策划方案.doc

会议流程策划方案
会议流程策划方案
2017年第*届**会议流程方案
一、会议目的:二、会议宣传口号:三、会议宣传主题:四、会议时间:五、会议地点:**五星级酒店六、参会人员规模
七、6月15日至17日整体安排
八、内部小组分工
九、具体细节安排:
、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。
、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
,签订合同,预付定金。

:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐
:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。1、会前所需准备的文件:、、、、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅(一般由会议承办宾馆制作)、会议背景、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。
2、会前准备工作流程
2。
1、会议的计划:
(1)确定会议的目的,试图达到的效果,会议预期取得的成果等。
(2)确定会议的名称,初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
(3)决定会议的工作人员和服务人员,必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
2.
2、确定会议日程。编排会议日程表,并与会前发给各参会人员。
(1)议程表。
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序,编排议程,印成文字,即议程表,会前发给与会人员。
(2)日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议,还应订出日程表和作息时间表。
2.
3、会议成本预算。
会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。
2.
4、准备会议资料。
(1)开幕词、工作报告、发言稿等
(2)会议所用的技术性、程序性文书材料,如:会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.
5、发送会议通知及接受回执。
(1)会议通知:本单位的小型会议,可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知,邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。
会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式,对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬,再加电话征询、确定的双重方式。
(2)回执:为准确统计与会人数,做好相应准备,通知时应提前7天以上并附回执。
回执的通知应计算邮途的来回时间,受邀请者考虑和准备时间,相应提前发送