召开视频会议的准备工作及注意事项.doc

视频会议的准备工作及注意事项
第一章会议规范 2
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会议进行中 5
会议结束后 6
第二章常用故障应急排查及处理办法 6
: 6
........................................ 6
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7
: 7
常见音频故障与解决方法 8
: 10
视频故障处理 10
常见视频故障与解决方法 10
: 12
常见网络处理 12
: 12
第三章其他注意事项.............................. 13
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第一章会议规范
会议前准备
每次会议召开前半天,为了保障会议效果,要组织全网联调,各市局等待省局统一发起呼叫(不要呼叫省局或者其他会场)。在联调结束后,请不要更改设备的任何设置。在会议召开当天,要提前一个小时再次进行联调并确定所有会议设备都是经过ups电源。
麦克风与发言者的距离约为1米左右,且远离音箱,防止自激现象的发生(有调音台等音响设备的各市局将调音台等设备参数固定在已调试好的状态,不要在会议中进行改动)。
将VSX6000设置成“静音自动应答呼叫”,同时将“自动应答多点呼叫”功能设置为“请勿打扰”。
修改VSX6000的最长连接时间为“0”,即不限制通讯时间。
如果会议安排有各市局领导发言,建议由各市局的操作员提前预先设置好预设位,以便在会议中及时将镜头位置切换,提高会议的效率和质量。
每次会议都有专人负责,要熟悉会议流程及设备操作,要有技术人员作会议保障。
如在会议前调试过程中有解决不了的问题,请及时和各自施工公司联系,及时协调、解决。切勿影响会议质量。
8、本地设备检测流程
工作
说明
备注
1
连接设备
连接VSX6000、摄像机、显示以及音响设备。
连接完成后可以用诊断工具测试。
2
检查摄像、显示设备
在VSX6000、摄像机及显示设备加电后,查看显示设备是否正常显示VSX6000主画面。
用遥控器将画面切换到本地摄像机画面,检查本地会场画面是否正常(画面是否清晰,室内光照是否合适),并遥控摄像机左右转动,看摄像机是否工作正常。
预设摄像机位置时,建议预设参会人员全景和发言人近景。
根据会议议程,对预发言人的座位事先定位,以便于在会议期间能够迅速切换视频镜头。
3
检查麦克风及发音设备
1、用遥控器将VSX6000切换到近端回路状态,进行试音。听会议室内声音是否清晰、音量是否合适、是否存在回音、啸叫,如果有问题请检查本地音量,调整麦克风与发音设备距离,直到声音正常。
4
检查网络
总部指定的VSX6000的IP地址,各市局可以PING来检查网络是否畅通,保证网络畅通、状态良好。
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9、双流的使用说明(各地市只能接收双流)
1
双流的接收
将显示设备换成投影仪,投影的大画面为双流画面。
会议进行中
不发言时和发言结束时请用终端遥控器将本地麦克风静音(请各市局注意本地画面左下角的静音状态)。
在省局点到发言或按会议流程该发言时,请首先将镜头对准发言人,打开本地声音。如果发言者用(自带的)全向麦克风发言,最好把麦克风放在固定的地方,用平常普通说话的声音讲话就可以了,距离麦克风1米左右最佳,不要背对麦克风讲话,不要把麦克风放到音箱附近,避免产生噪音。如果发言人用鹅颈话筒发言,一个发言人只用一个麦克风,发言完毕请关闭麦克风。将镜头调整为参会人全景。
会议过程中发现掉线时,请及时用电话联系省局,请勿呼叫MCU或其它终端,省局会及时发现掉线情况并进行处理,请等待省局呼叫。
严禁在会议中使用会前联调没有测试过的功能。
在会议进行中不要随意操作遥控器,以避免发生由于人为原因使会议终止的情况。
会议结束后
在会议结束后,各分会场操作人员不要急于离开会场,应对会议效果进行总结汇报,确认一切正常,等待省局与各市局终端断开连接后,再将设备关闭离开。
注意关闭所有与视频会议有关的设备电源。
第二章常用故障应急排查及处理办法
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分类处理
当您的VSX6000发生故障后,请您首先根据故障现象判断故障的类型,是属于网络故障还是音视频故障,以便于进一步处理。
先本地后远端
当您在判断故障类型后,应按照先本地后远端的顺序进行故障分析处理。视频会议设备属于通讯设备,同时又是音视频设备,在作故障诊断时请对本地参数设置和设备连接