礼仪文书.ppt

礼仪文书
[内容提要及学习提示]
礼仪文书的拟写与处理是现代秘书工作当中的一项经常性工作,本篇礼仪文书包括第九与第十两章内容。第九章主要内容是礼仪信函写作,包括各种信函的概念、特点、作用与格式等。第十章主要内容是祝词、贺词、答谢词、欢迎词、欢送词、解说词、演讲词、悼词、唁电等礼仪文书的写作。本篇内容的学习,应在理解与把握各种礼仪的适用场合及其含义和特点的同时,掌握各种文书的写作,特别应结合例文仔细研究,认真体会不同礼仪文书在文种选择、写作格式、词语选用等方面的特色。
1
第九章礼仪信函第一节邀请信与请柬
一、邀请信与请柬的概念、特点与用途
(一)邀请信。邀请信是为邀请某人、某单位或组织参加有关活动而向被邀请对象发出的邀请性信函。邀请信用于邀请有关人士或单位到本单位来参加某项具体活动而发出的,邀请对象是针对本单位的某项活动而选定的。因此,邀请信既是一种平行文性质的信函,又是带有一定客气性的请求文书。
2
(二)请柬。请柬是一种正规的邀请信,是邀请有关宾客参加本单位具体活动的约请性信函,也是一种专门性礼仪文书。因为“柬”通简,意为书信,又因请柬往往制作成帖子式,故又称请贴。它的用途和邀请信一样,具有专门针对性。
3
(三)特点。作为礼仪文书,邀请信和请柬具有如下特点:一是礼仪性。邀请信和请柬是为邀请被邀请者而制作的,必须注意礼仪性,包括合适的礼貌用语、正确的写作格式、恰切的内容表达等;二是预约性。邀请被请人参加本单位活动,必须注意预先把邀请目的、内容、注意事项等告知对方,使受请者有时间对邀请作出回应;三是简明性。邀请信和请柬都必须以简练的语言向被邀请者表明邀请的意图、内容(包括事项、时间、地点等),做到明白清楚即可,不能搞成繁文缛节。
4
邀请信和请柬的使用场合略有不同,邀请信适用于一般性事务活动,而请柬多用于比较庄重的场合。另外,邀请信内容文字一般比请柬要多,而请柬的格式与邀请信相比严谨而固定,其实,在具体类别选用上没有严格的区分。
5
二、邀请信与请柬的写作格式与要求
(一)邀请信与请柬的写作格式
邀请信的写作格式一般包括以下主要内容:称呼语、正文、结尾语、落款等。
。称呼语又叫称谓语,是对受邀请者的称呼,如“×××(单位)”、“×××(先生/女士)”等,有时对具体某人的称呼语前可加“尊敬的”敬词表示敬意。
6
。正文部分用于陈述邀请内容,包括邀请目的、性质、时间、地点等有关事项。主要目的是告知对方参加什么活动、邀请的原因、活动的安排及注意事项等。有时为确定邀请是否成功,还要请对方就是否应邀给予回复,如“如能光临,敬请提前告知,谢谢”等。
7
。结尾语多使用礼貌性的敬语,表达邀请者的诚意与期盼,如“敬请光临指导”、“恭候您的光临”等。
。落款处要写明邀请者与日期。如为单位,要加盖印章,是个人性质的邀请要署姓名。日期为发出邀请的日期。
8
请柬与邀请信的写作格式基本一致,但是,请柬都有封面,而邀请信则不一定有封面。请柬的封面一般需要按照邀请内容制作,一般多用喜庆之意的红、紫色做底,正中位置写“请柬”二字,以示庄重与恭敬之意。
另外,有些邀请信与请柬在信尾还有附启语,用来交代注意事项,包括到达邀请地的交通路径、联系人与联系电话、衣着饰物等要求。
9
(二)邀请信与请柬的写作要求
作为礼仪文书,邀请信与请柬的写作要特别注意以下几方面的要求:
。称呼语和结尾语等使用敬语处,一定要根据具体邀请对象采用恰当的词语,如对于重要单位、身份特殊、地位尊贵等不同邀请对象,要选用针对性词语,有时要在称呼语后加“台启”、“敬启”等,或“阁下/先生”、“女士/小姐”等,前加“尊敬的”等,行文中称呼对方要用“您”、“贵方/单位”等,用以表达对受邀请对象的敬意。结尾语也要礼貌性地致意对方,如“敬请光临”、“恭候您的到来”、“特此邀请”等,再次表达邀请者的诚意。
10