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1 前言
企业为什么需要信息化
进入二十一世纪,信息化技术水平和应用程度已成为衡量一个国家、一个地区、一个企业综合实力的基础。我国肥料企业目前普遍存在着信息化程度不高、信息资源分散的痼疾,这使得企业自身信息资源不能够被充分地利用,严重影响了企业的管理效能。随着企业产品品种的不断增加、规模迅速扩大和肥料市场竞争环境的日趋激烈,企业传统的管理手段及滞后的信息反馈机制已明显不能适应市场竞争的需要,具体表现在:
产品成本信息失真、滞后:财务部门即使天天忙碌,也只能大概估算出综合成本,却不能及时准确地提供产品的实际成本,导致产品成本核算明显滞后,跟不上市场的变化,决策层难以制定出有市场竞争力的产品价格。这看似是财务人员没能完成任务,实际是企业基础管理工作落后、内部控制环节薄弱、企业信息不能共享所致。产品成本由料、工、费三方面构成,企业从计划到采购,从库存到生产,从销售到财务核算,任何一个环节管理和控制不当,都会造成产品成本核算的失误。
无法保障采购管理和控制:在手工条件下,供应商信息、库存信息等往往不能及时获取。如何选择供应商?何时订货?订多少货?如何降低采购成本?何时需要多少采购资金?等等一系列问题无法有效地解决。在手工条件下,随着业务量的增大,财务上记录的采购数据和采购部门的采购数据核对艰难,采购控制无法顺利进行。
库存核算和管理难度大:在手工条件下,存货(包括原料、在产品、产成品等)的统计管理由于仓库管理员的的水平、责任心、管理流程等存在一系列的问题,常常造成账账不符、账物不符。一些最基本的信息(如:到底有多少库存?某种存货在仓库滞留了多长时间?哪些存货超储?哪些存货不足?构成产品成本中的物料到底是多少?如何减少库存等等)在手工条件下无法准确而快速地获得。
销售核算和管理控制缺乏力度:由于销售部门采用手工核算和管理,企业难以及时掌握销售及存货的变动情况,账物不符、账账不符的现象时有发生。由于没有现代管理信息系统的支持,应收账款的管理、资金回笼管理、发票管理、供应商的信用管理、销售人员的业绩考评以及销售费用的核算等一系列问题不能有效地解决。
企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地,必须使企业整个生产经营过程中的物料流、资金流、信息流能够井然有序、有条不紊地循环流动,进而实现危机可预见、成本可控制、管理可量化。而要实现这些目标,企业信息化建设不可或缺。
企业信息化成功的关键
信息化建设是一项复杂的系统工程,牵涉到企业的方方面面。影响企业信息化成功与否的关键因素主要有:人、培训、软硬件及数据等。在众多的影响因素中,人的因素是最重要的,是问题的主要矛盾。
人的因素:实施信息化建设是对企业现行业务改革与创新的过程,可能会进行业务流程的重组,因而会涉及企业各部门及员工的个人利益。另一方面,由于业务人员的工作习惯受到冲击,也会对实施过程带来阻力。在这些情况下,如果没有企业高层领导的强力支持,没有一个强有力的信息化实施小组,企业信息化建设很难成功。
培训的因素:信息化对企业的各层人员来说是一个全新的课题,因此,只有及时组织各种相关的培训,并保证培训的效果,才能使业务人员在信息化实施过程中理解与贯彻软件系统的各项操作要领,自觉主动地参与到企业的信息化建设进程中去。
软硬件的因素:软件是信息化的灵魂,其重要性不言而喻。硬件作为软件的物理支撑,影响软件的运行速度和安全可靠性。因此,企业需要按照软件的运行要求和企业的业务要求配置相应的硬件体系,能省的尽量省,不能省的一定不要省。
数据的因素:在系统正式运行之前,系统与业务数据必须保证一定的正确性。软件系统的处理对象就是数据,如果企业数据不准确,将导致系统产生无效甚至错误的结果。数据的完善、正确依赖于管理的完善与提高,而追求系统数据的完善性、正确性,也就是追求企业管理水平提高的过程。
2 系统功能介绍
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本系统可广泛应用于各类商品零售、批发等经营性企事业单位。采用InterBase(C/S)结构的大型数据库,有效保证用户数据安全性,全方位记录企业经营活动,协助企