工程档案理规定（修改稿）.doc

融科智地有限公司
深圳分部

目录
管理总则
机构设置及其职责
归档时间和手续
归档、立卷质量要求
档案的保密、保管
档案的利用和开放
奖励与处罚
附件:
Ⅰ、归档资料、档案的范围
Ⅱ、文件材料归档要求
Ⅲ、工程档案的借阅规定
Ⅳ、合同归档有关规定
Ⅴ、归档、立卷质量要求
Ⅵ、机构设置图
Ⅶ、工程资料、档案管理过程
Ⅷ、工程资料、档案管理流程
Ⅸ、工程资料、档案收集思路图
Ⅹ、资料发放流程
Ⅺ、深圳市档案馆管理规定汇编
工程档案管理规定
(本规定实用于深圳分部建设工程档案管理)
管理总则
为加强对深圳分部各类工程档案的综合管理,逐步实现工程档案工作规范化、系统化和标准化,根据国家《档案法》,《深圳市城市建设档案管理规定汇编》、《深圳市城建档案管理规定续编》、《融科智地房地产开发有限公司档案管理办法》的有关规定,结合本部门管理工作中的实际情况,特制订本规定。
工程档案管理规定所包含的内容:工程文件材料、工程资料。工程档案是工程项目策划、建设、管理工作中形成的档案。工程文件材料及工程资料是工程项目策划、建设、管理工作中形成的文件材料及资料。(以下“工程文件材料”简称:“文件”、“工程资料”简称“资料”、“工程文件材料及工程资料”统称为“文件资料”)。
深圳分部各类工程档案均纳入本管理规定。
所有工程资料为公司财产,任何人都不能擅自攫为己有。
工程档案工作“三纳入”、“四参加”制度
档案工作“三纳入”制度:必须纳入到部门工作计划;必须纳入到领导的议事日程;必须纳入到职工的经济责任制、岗位责任制。
档案工作“四参加”制度:档案管理部门(人员)参加产品定型会;参加科研成果鉴定会;参加设备开箱、密封文件开封、工程验收;参加工程竣工验收。
档案管理人员调动工作时,必须办理完移交手续后方可离岗。
机构设置及其职责
第七条深圳分部设置工程档案管理岗位,管理人员为工程档案管理员,负责工程档案管理全部工作。
第八条项目开发部门安排相应工程资料员,负责项目建设期间的工程文件资料的全部管理工作。
工程档案管理的主管部门是深圳分部总经理室。日常管理由投资金融部负责。
工程档案管理主管部门的主要职责:
审核批准部门工程档案管理制度、规范、流程;
审核批准工程档案管理决议、处理方案等;
指导、监督和检查工程档案管理工作;
决定部门员工执行本规范的奖惩。
工程档案管理员主要职责:
起草工程档案管理的制度、规范、流程报主管部门审批,对已批准的制度、规范、流程解释,并监督执行;
负责收集、整理、保管、统计工程档案及有关资料(每季度对存档档案进行整理、统计,并公布。);
负责协助、指导和督促工程资料员对工程文件资料的收集、整理、组卷、移交归档等工作;
参加工程的各项竣工验收,指导工程档案的组卷、移交;
负责按有关规定将需入馆的工程档案移交市档案馆;
负责编制检索工具和参考资料,积极开发档案信息资料,收集利用效果并进编研,为部门的各项工作服务;
加强对档案的管理、维护档案的完整与安全,对超过保管期限的档案提交鉴定,经相关领导审批后,按规定程序进行处理;
负责工程档案室的日常管理;
提高服务意识、积极主动配合其他部门工作。
工程资料员主要职责:
严格执行部门制定的工程档案的管理制度