全宗卷规范
如东县档案局
全宗卷是什么?
全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段,它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷,实质上是档案管理过程中所形成的“档案”,是档案管理活动的原始记录,是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。
全宗卷是全宗的“档案”,但不是全宗内的档案,在管理上应单独存放并实施同样管理,不能与全宗混在一起,也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。
全宗卷所包含哪些内容?
档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案(分类表)、移进移出记录及手续(凭据)、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录,以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等。
凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。
全宗卷的具体内容
全宗指南
大事记
档案收集
档案整理
档案鉴定
档案统计
档案保管
档案利用
档案管理新技术的应用
档案收集
档案交接文据、移交目录,接收(征集)记录、档案来源和价值说明等。
档案整理
整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
档案鉴定
鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
档案保管
档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。
档案统计
档案收进、移出登记,案卷基本情况统计、重要的利用统计、档案目录(案卷级和文件级)录入及重要档案扫描(数字化)情况的统计表等。
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