公文材料管理制度及其公文格式.doc

漓江学院大学生社团联合会公文材料管理制度
为了规范社团公文格式,院大学生社团联合会现制定以下制度:
协会需上交的材料统一在指定时间内交到院大学生社团联办公室,电子档和文本各一份。(漓江学院社团联办公室邮箱为ljxystlmsb@)
协会需在活动结束后三天上交活动总结(电子版)。办公室会于每月25日统一检查核对协会上交的相关活动材料(如活动总结等,特殊情况时收取活动照片)。对于各协会的活动信息,办公室会根据协会上交给社团联策划部的活动策划书来收取相应活动总结。文本材料于每月最后一天统一收取。若发现有协会未交,会以短信形式催促上交,并且此时已视为迟交。若在本月最后一天仍未上交,则视为不交。
协会干部换届后,需在一星期内上交最新通讯录。协会干部联系方式有变,需立即通知办公室,以便更新协会通讯录。通讯录的格式,办公室会于每学期开学时及每学期期末发于各协会会长及秘书部部长邮箱。请根据通讯录模板制作好协会通讯录。格式不合格,一律退回,重新整理。
各协会的各类材料都需严格按照公文格式要求整理。办公室会对收取上来的协会活动材料进行整理,存档。并且对各协会的材料格式进行审核,若发现格式不对,则立即退回给协会修改,并告知上交时间。(具体格式见附件)
办公室会将各协会的上交情况进行记录,有2次迟交记录,则视为不交1次。该记录会每个月上报给主席团,并且每2个月在协会例会上公布上交情况(除特殊情况外)。迟交材料达3次或不交材料达2次,则将在协会会议上通报批评。每学期末,办公室会把上交情况的记录交予发展部,并且作为社团考评的一部分。
漓江学院大学生社团联合会办公室制
二〇〇九年十二月
附件一、公文格式
为了规范社团公文格式,院大学生社团联合会对协会公文格式做一下规定,请各协会干部认真学习。
基本格式:
(一)协会上交的工作计划,总结等材料,标题统一为三号黑体(加粗)居中,正文为四号仿宋左对齐,首行缩进两个字符,,小标题为三号宋体加粗。如有页码,则将页码写在页面的右下角。
(二)公文中结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(三)材料末尾落款日期格式统一,例:“二〇〇九年××月××日”,不可打为“二零零九年××月××日”、“二00九年××月××日”或“2009年××月××日”等。
(四)材料末尾落款单位应为“漓江学院大学生社团联合会××协会”,不可打为“社团联××协会”、“××协会”或“院××协会”等。
常用公文格式:
一、通知
(一)通知的概念、性质和特点
通知是用以批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行事项;任免和聘用干部的公务文书。
通知主要用于传达和告知,因此它主要属于传达性或告知性公文,但大多数通知在传达、告知时对受文者总是有所要求,如提出需要办理或执行的事项,规定办理的方法和目标等,有一定的指挥、规范作用,因而有一定的权威性。此外,有些通知涉及的事项是要求立即办理、执行或周知的,有的甚至只在特定的某一阶段内有效,从而使通知具有明显的时效性。传达性、告知性、权威性和时效性可以说是通知的基本性质。
(二)通知的写作
:
例:假设发一个通知内容为:社团联将在12月2日早上9点在001教室进行社团考评大会。
(1)手机短信:您好,我是社团联××部门的×××,社团联定于12月2日早上点在001教室进行社团考评大会,请各位准时参加,谢谢合作,收到请回复或回响!
此例为手机短信例文
(2)书面(海报)通知例文如下:
关于漓江学院社团联召开社团考评大会的通知
第一:写出召开此次大会的目的
第二:写出召开此次大会的时间、地点、与会人员
第三:结束语/注意事项/会议要求
第四:落款(发布人、发布日期)
(发布日期必须用中文表示)
例如:
关于漓江学院召开社团考评大会的通知
为了总结全院各个协会在本学期所做的各项活动、肯定各协会做出的辛勤努力,社团联合会决定召开一年一度的社团考评大会。
一、大会时间:2008年12月2日上午9点整
二、与会人员:社团联合会全体干部及社团联合会所有协会

漓江学院社团联合会
二〇〇八年十一月××日
注:以上内容可根据实际情况增加或减少,仅供参考。
二、计划
计划是一种常用的事务文书,计划的制定有助于我们明确工作发展方向,工作目标等,制定计划是要本着实事求是的原则。客观公正的制定以后的工作计划,能够时我们更好的开展工作。因此,社团联合会及各个协会在制定工作计划时,可行性是第一位的,同时也要有创新,不能永远只是原地踏步。
计划的种类
计划的种类很多