企业邮箱管理制度.doc

为了加强公司企业邮箱的管理,规范公司网络信息传递及发布行为,增强网络信息安全性,根据国家相关法律法规,并结合公司实际情况制定本管理制度,具体如下:
1 适用范围
本制度适用于公司及所属各子、分公司。
2 责任
本制度由信息化部编制、修订;行政中心公司办组织会签、发文;总经理批准。
信息化部负责对企业邮箱的运行和使用提供技术支持。
3 申请开通
员工所属部门根据员工岗位工作需求,确定要为员工申请开通企业邮箱的,填写《企业邮箱申请表》(见附件),并将申请表经部门领导审核签字后,提交信息化部。
信息化部对《企业邮箱申请表》进行复核,对符合申请使用企业邮箱条件的,在1~3个工作日内,完成邮箱的分配与参数设置,通知相应部门启用邮箱。
信息化部对开通邮箱的《企业邮箱申请审批表》,原件应存档备查,直到对应的企业邮箱被收回或注销。
4 收回或注销
公司及所属各子、分公司的人力资源部门应根据员工变动情况,随时向信息化部提供人员变动名单。信息化部根据变动名单及时对邮箱进行维护管理(权限收回或者邮箱注销)。
对因员工离职需要注销的邮箱,由信息化部设定一个月过渡期。在过渡期中,信息化部重新设定密码,等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。同时,设置邮箱自动回复功能,告知来信方该员工已离职,同时告知对方新的联系邮箱。过渡期结束后,备份邮箱数据,注销邮箱。
对因员工离职或调动,需要收回权限转交其他员工管理的邮箱(如部门邮箱),信息化部重新设定密码,等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。
5 使用规范
公司及各子、分公司所属各部门、各员工必须采用公司企业邮箱进行与工作相关的内外交流。
只有部门邮箱是公司认可的对外发送正式的、具有法律效力的文字、图片、影像、文档等资料的有效邮箱。各部门必须指定专人管理部门邮箱。
公司宣传资料、名片等对外发放的所有电子、文字材料,必须且只能使用企业邮箱。
企业邮箱的基本命名规则由信息化部制定,如有重名等情况,由系统管理员进行相应调整。
每位员工只能申请一个个人邮箱;每个部门由公司统一分配一个部门邮箱。
严禁使用企业邮箱收发各类违反国家法律法规和公司规章制度的内容。
严禁使用企业邮箱传播不利于公司生产经营的正常开展,不利于公司内部团结的言论和文件。
严禁使用企业邮箱传播带有病毒、恶意软件的邮件内容。
严禁使用各种技术手段攻击公司企业邮箱系统,或者对其他同事邮箱进行密码破解等入侵行为。
禁止群发超大容量邮件。如因特殊原因有此需要,应事先与信息化部取得联系,由信息化部协助解决。
为保护个人隐私,企业邮箱使用人不要使用企业邮箱收发涉及个人隐私的各类文件内容。如果使用人由于使用企业邮箱收发涉及个人隐私的内容而导致个人隐私泄漏,公司不承担任何法律责任。
员工必须定期接收邮件,凡属公司业务往来的邮件,必须回复确认,否则视为未接收邮件,由此造成的损失及责任由员工自行承担。
超大邮件的发送与接收:企业邮箱发送、接收邮件最大普通附件容量为10兆,超大附件容量为100兆,对外发送时应考虑对方邮箱接收的最大容量限制。
6 邮箱管理
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