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合同管理制度
为规范公司合同管理工作,确保公司签订的合同合法、有效,降低或避免因合同
风险带来的经济损失,根据国家有关法律、法规,结合公司实际情况,特制定本办法。
第一章合同定义、合同管理原则
第一条本办法所称合同指公司与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同除外。
第二条合同管理原则,合同管理实行会签、审核责任制原则和安全、效率原则。
第二章管理组织
第三条公司具体对外商谈合同的部门是合同的承办部门。
财务、法务、审计是合同会签审核部门。在双方签约前,承办部门要将合同正式文本送财务、审计、法务人员会签审核。
财务负责对合同中下列内容的会签审核:
1、履行合同所需资金或所涉及资产的合法性及资金安排的可行性;
2、合同中有关价款、酬金条款及结算条款的合法性、适当性及对我方的影响;
3、认为需要审核的内容。
审计负责对合同中下列内容的会签审核:
1、公司资金使用和资产动用的审批手续合法性;
2、价款、酬金和结算的准确性、合理性;
3、资金、资产的用途及使用方法的合理性;
4、认为需要审核的内容。
法务负责对合同中下列内容的会签审核:
1、合同缔约方主体、企业资质的实效与合法性;
2、合同标的合法性;
3、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞;
4、与合同业务有关的其他法律问题。
第四条公司合同签订、履行、变更、解除等工作实行各部门具体负责的管理体制。
第三章合同的会签审核与签订
第五条合同标的额超过人民币10万元(含)的,须经财务、审计、法务会签审核后才能签订。
第六条在合同签订前,承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查:
1、主体资格合格:具有经年检的营业执照,其核载的内容与实际相符;
2、欲签合同标的符合当事人经营范围,涉及专营许可或资质的,应具备相应的许可、资质证书;
3、代签合同的,应出具真实、有效的法定代表(负责人)身份证明书、授权委托书、代理人身份证明;
4、具有相应的履约能力:具有支付能力、生产能力、运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表,由开户银行或会计事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件;
5、有担保的合同,应了解和审查担保人的担保能力和担保资格;
6、对于重大合同,还需了解和审查合同对方当事人的履约信用:无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
承办部门应提交审查结果报告。
合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不得与其签订合同。必须签订合同时,应要求其提供合法、真实有效的担保。其中,以保证形式作出的担保,其担保人必须具有代偿能力的独立经济实体,并应对担保人使用本条规定进行审查。
上述所列各种文件为合同组成部分,其文本为复印件时,提交方须加盖公章,并须加注
“与原件核对无误”的字样,同时由承办人签字确认。
第七条承办部门负责对下来内容进行审查与管理:
1、从事本项合同业务的必要性;
2、从事本项合同业务可行性(包括经济利益、技术条件与安全保障);
3、从事本项合同对我方利益的综合影响;
4、合同对双方当事人主体、企业资质的时效性与合法性;
5、合同对双方当事人资信、履约能力;
6、合同履行;
7、及时向法务人员通报合同在履行中发生的问题,提出解决问题的意见和建议;