如何操作说明会.ppt

如何操作说明会
说明会之前的准备——人员准备
总负责(有组织能力、策划能力、协调能力、应变能力等)
会务负责人(准备各种资料、落实会场等)
主持人(对行业和银行充分了解,热情、灵活应变、语言流畅。)
主讲人
说明会之前的准备——人员准备
礼仪人员(形象气质好、做事积极主动)
音响师(对音响设备的操作非常熟练,能够处理很多电脑和音响设备的突发情况;根据现场的环境和氛围适时的跟进适合的音乐烘托氛围。)
说明会之前的准备——会务准备
邀请函:措词亲切,点明聚会的时间,地点,性质及要求,必要时可附上会场地点的路线图,结尾时再次说明邀请的诚意及迎候的时间。《邀请函》
资料准备:银行介绍彩页、信纸两张、签字笔一支、会议流程介绍等相关资料。
其他物品准备:笔记本电脑两台、投影仪(带遥控器)、幕布、投影仪支架、数据线、电子教鞭、相应型号的电池、电源插排两个、矿泉水数瓶、白板、白板笔(至少两种颜色)、板擦、手持话筒电池、到场登记表、签到登记处的桌牌、桌花、说明海报、欢迎海报、会议中需要的礼品、备用签字笔等。
说明会之前的准备——主持人
主持人根据总负责人的策划要求制作流程片。
负责和各流程的相关人员沟通做好准备,必须对每一个相关人员了解充分,做好相应的包装。
对银行的各种信息烂熟于心,脱口而出。
着装要讲究,充分体现内驱力人的素质内涵和精神风貌。
主持人在正式开始的前几天必须反复预演。
主持人必须提前了解所有客户的基本情况,以便可有真对性的处理问题。
说明会之前的准备——讲师
教案的内容要与参加说明会人员情况相适应,以便更容易产生共鸣,激发兴趣。
授课过程中有什么环节需要其他人员配合的必须要提前沟通,最好是将教案让大家了解一下。
需要展示或使用的资料要提前告知会务负责人准备。
说明会之前的准备——礼仪人员
礼仪人员根据会场的情况和会议的实际需要来确定人数。
礼仪人员的着装要整齐划一。
礼仪人员的用语要简洁亲切。
礼仪人员和各岗位的配合要默契,大家在明确责任的同时要相互查遗补漏,确保效果。
说明会之前的准备——音响师
音响设备的准备:电脑、DVD播放机、调音台、功放机、无线麦克接收器、无线麦克两只、电池数节、与电脑连接的音频线长(10米)短(3米)各一根,转接插头4个。
音乐的准备:
会前暖场音乐要让节奏从轻松舒缓向欢快热烈逐步过渡。
会中音乐背景结合氛围的需要。
会后暖场音乐要求轻松欢快。
说明会过程说明
说明会的每一个环节都至关重要,抱着用心做好事的态度来参与。
主持人是说明会高水准举办的关键因素之一,会议的节奏和氛围要由主持人来把控。
音响师也是确保会议顺利进行关键因素,能否锦上添花就看音响师的本领了。
讲师分享要对客户有启发和触动,甚至要让客户对自己产生崇敬。
会议期间至少有三位礼仪人员在会场内等待,引领讲师上台或回座,协助主持人或讲师处理相关问题,维护会场的秩序等。
说明会的后期追踪
会后由所有的会务人员分别了解本次说明会的优点与不足。
所有的会务人员当天必须召开总结会,对本次说明会的情况自我总结。