操作手册 销售部.doc

操作手册_销售部XX公司
用友ERP系统
销售部岗位操作手册
手册名称:
销售部操作手册
适用部门:
销售部
编写人员:
版本号

编写日期
2006年7月18日
对口支持
业务
销售订单
业务问题、操作问题
发货单
业务问题、操作问题
销售发票
业务问题、操作问题
销售出库
业务问题、操作问题
技术
财务部
软件问题、错误提示
计算机
网络、硬件、系统故障

目录
一、部门职责: 4
二、部门岗位划分: 4
三、系统业务处理流程: 5
四、部门日常业务系统处理: 6
1、日常业务类型的界定: 6
2、普通销售业务日常处理: 6
3、特殊业务: 10
4、帐表查询: 14
5、权限管理 15
6、月末结帐: 16
一、部门职责:
销售部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有:
开发新的客户,进行客户资料的维护和更改,加强客户资源管理;
及时录入销售订单,为生产部安排采购和生产做依据;
根据客户付款情况,录入销售发货单;
根据客户要求到财务进行开具发票;
掌握客户欠款情况,催收货款;
作好各种销售统计,为决策层提供分析数据。
二、部门岗位划分:
销售助理:系统内客户分类、客户档案、销售订单/销售开票通知单的录入、账表查询
销售部经理:对于销售管理工作完成情况审核,进行月末结帐处理。
销售业务员:进行订单录入、销售发货单录入、销售退货单录入。
三、系统业务处理流程:
销售业务员根据客户具体要求签订销售合同,具体要求参见手工合同审批流程。
销售助理根据已签定合同(或已中标项目)在销售管理模块中录入销售订单,如果所签的产品为特制的产品,在目前的销售管理模块存货档案中不存在,需要手工填写项目/存货增加申请单(一式两联,技术部、留底),申请增加项目/存货。
技术部人员根据项目/存货增加申请单增加项目/存货;定义存货的产品结构,增加完毕通知销售助理。
销售助理根据审核后的销售合同在销售管理模块中录入销售订单。
销售订单需要进行打印,经过相关的手工内部审批处理(具体要求见手工合同审批流程),所有手工审批完毕后,由销售经理在销售管理模块中审核销售订单。
销售业务员根据客户的收款及信用情况,开具发货单,并通知财务开票;
销售发货单审核自动生成销售出库单,仓库根据客户的提货单,审核对的的出库确认出库。
四、部门日常业务系统处理:
1、日常业务类型的界定:
普通销售、配套件销售、材料(半成品)让售、直运销售、委托代销业务(以后可能发生)。
2、普通销售业务日常处理:
基础档案填加:
客户档案增加原则:客户分类+三位流水号
客户编码:客户编码必须唯一。
客户名称:可以是汉字或英文字母,不能为空
修改客户:除了客户编码不能修改外,其他信息可根据实际情况作调整。
删除客户:已经使用的客户不能删除、但可以通过并户的功能做变相处理。
操作路径:【企业门户】—【设置】—【基础档案】—【往来单位】—【客户档案】
销售订单:
销售订货是指由购销双方确认的客户的要货需求的过程,用户根据销售订单组织货源,并对订单的执行进行管理、控制和追踪。销售订单是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据,它可以是企业销售合同中关于货物的明细内容,也可以是一种订货的口头协议。销售订单对应于企业的销售合同中订货明细部分的内容,但不能完全代替销售合同,没有关于合同中付款内容的描述。
销售订单可以手工增加,也可以参照销售报价单生成。
销售订单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开,已审核未关闭的销售订单可以变更。
已审核未关闭的销售订单可以参照生成销售发货单、销售发票。
操作路径:【销售管理】—【业务】-【销售订货】-【销售订单】
销售发货单:
销售发货是企业执行与客户签订的销售合同或销售订单,将货物发往客户的行为,是销售业务的执行阶段。
发货单是销售方作为给客户发货的凭据,是销售发货业务的执行载体。无论工业企业还是商业企业,发货单都是《销售管理》的核心单据。
软件系统提供了两种业务模式,先发货后开票、开票直接发货。先发货后开票模式:
1)发货单由销售部门根据销售订单填制或手工输入,客户通过发货单取得货物所有权。发货单审核后,可以生成销售发票、生成销售出库单。
2)开票直接发货模式:发货单由销售发票产生,发货单只作浏览,不能进行修改、删除、弃审等操作,但可以关闭、打开;销售出库单根据自动生成的发货单生成。
先发货后开票的模式
操作路径:【销售管理】—【业务】-【发货】-【发货单】
销售发货单可以手工增加,也可以参照销售订单填制。
销售发货单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、打开。
已审核未关闭的销售发货单可以参照生成销售发票。