合同管理制度.doc

合同管理制度
1、目的
为规范公司的合同管理程序,防范与控制经营风险,明确管理职责,界定管理层面,提高管理效能,特制定本办法。
范围
适用于集团公司本部、分支机构、子公司的合同签订、保管等全过程。
3、定义
合同:下述所讲的合同采取书面形式,所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式;
本规定所指的合同是除劳动合同外,集团公司及其分公司、子公司与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
合同管理:是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理体制。
4、管理规定
签订合同,除即时结清外,都必须采用书面形式。
需要以集团公司或子公司名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门。承办部门应根据合同项目需要指定承办人,借调、借用人员不得被指定为承办人。
、法律事务部、财务部门审查会签。
合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。
、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为具体责任人,合同承办部门领导为直接责任人。
审查会签部门根据本部门职责及本制度的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。
集团公司及内部的各管理中心、部等职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件;具有营业执照的分支机构以自己的名义对外签订合同,应当具有集团公司的授权委托。
法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同,应当办理授权委托书。
合同承办部门和财务部应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。
在合同的订立、履行中,对有下列行为之一,且产生较大影响或严重后果的,由监察部门(即总裁办公室)按照有关规定进行查处,并会同人事部门追究责任单位(部门)负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
不按本制度规定签订、履行合同的;
订有重大缺陷或无效合同的;
审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的;
不按法律或本制度规定履行变更或解除合同职责的;
应当追究对方违约责任而擅自放弃的;
提供虚假资料的;
不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的;
未按规定进行授权或擅自转委托的;
与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的;
泄露合同意向、商业秘密或有关机密的;
延误纠纷处理法定时效期间的;
在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
5、职责
法律事务部职责
贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务。
建立健全本单位合同管理制度,监督、检查考核各部门及所属、所管分公司、子公司合同管理情况。
参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。
统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜。
组织合同管理知识培训,负责合同承办人员资格审查。
在会签或参与重大合同谈判过程中,负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。
其他相关管理工作。
合同承办部门职责
负责合同立项,指定合同承办人,进行可行性论证,意向接触,资信调查,报请主管领导审批。
组织合同的谈判。
起草合同文本,并组织审查会签。
组织合同的签订,办理所需的法定代表人授权委托书。
负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
负责所属部门报送集团公司审核合同事项的办理。
合同审查会签部门职责
财务部门(1)负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性、合规性,担保财产合法、安全性进行审查;对合同变更或解除的经济性进行评估,出具书面意见;(2)负责合同资料保管、档案管理,执行合同登记、统计及报告制度,并管理合同专用章;(3)负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。
相关业务部门按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行