行政助理工作分析.doc

人事行政中心员工工作分析编制审核批准执行时间2008年10月1日版本及修订号第1版第0次修订【岗位基本资料】岗位名称行政助理岗位编号ADM003所属部门人事行政中心本岗位配备人数1人直接上级行政副经理直接下级暂无【岗位工作目标】了解、熟悉行政日常工作,掌握基本的行政管理职能。【岗位工作职责】负责公司档案管理;公司印章的登记归档管理与部门印章的使用登记管理;负责公司一体化体系管理及日常维护;负责公司内部文件的发放与管理;负责公司考勤系统管理;行政物料的采购与管理;办公设备的采购与管理;劳保用品的采购及分配管理;行政仓库的管理票务印刷、飞机订票、订房;严格执行各种规章制度;协助部门领导和同事完成工作;协助行政经理进行企业文化的宣传工作;员工离职的相关事项管理;完成上级交办的其他事项。【岗位工作程序】负责公司档案管理:、归档、存放,建立“公司档案一览表”,并适时更新;、领用需登记在“公司文件借阅(领用)登记表”。公司印章的登记归档管理与部门印章的使用登记管理:,登记归案再让各部门领取(参用印章登记表);,应填写入《印章使用登记表》中。负责公司一体化体系管理及日常维护:、编号,参照《文件控制程序》执行;,经相关负责人审批,参照《文件控制程序》执行;、盖章、发放,参照《文件控制程序》执行;《受控文件一览表》、《质量记录控制一览表》及时更新,参照《文件控制程序》执行;;,参照《文件控制程序》执行。、作废,参照《文件控制程序》执行。负责公司内部文件的发放与管理:;,参照《文件管理规定》执行;,并让各个部门签收,参照《关于规范公司内部下发文件的通告》执行;,对文件进行分类管理,便于领导查阅。负责公司考勤系统管理:;,并公布异常;,将迟到、未打卡、少打卡的报表放在内网上,每天更新。行政物料的采购与管理:、行政事务用品及低值易耗品执行“一月一次”“统购统发”,每月26日前由各部门填写“请购单”,详细写明使用人、所需办公用品的名称、数量、型号等;、验收与分发;,负责采购人员审核无误后再进行采购。,由前台议员签收并按照采购单发放给各个部门,不进入四楼行政仓。。。,管理员要针对其使用寿命、价值或工作需要进行合理调配,但要求使用人再次更换时,必须以旧换新,对于丢失或人为损坏的须照价赔偿。,对于异常高额费用进行增减原因的分析,并编制“行