行政采购管理制度及流程.doc

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一、总则 2
二、适用范围 2
三、职责 2
四、工作程序 3
(一)、供方的选择 3
(二)、合格供方的控制 3
五、采购 3
(一)采购物资综述 3
(二)采购物资的撤销 4
(三)采购事宜处理期限 4
(四)询价、比价、议价 5
六、到货物资检验结果的处理 5
七、领用物资管理办法 5
八、整理付款 6
九、库房管理制度 6
十、物品采购、领用流程图 7
起草人
审核人
批准人
部门职务
姓名
签名
日期
颁发部门/报告部门
执行日期/报告日期
一、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,严正采购工作流程,特制定本制度。行政类采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展采购工作。副总经理对采购人员及库管员进行统一考核和管理。
二、适用范围
本制度适用于武汉中有药业有限公司人事行政部采购及与采购相关的所有事宜。
三、职责
,并组织相关部门对供方进行评价。
,如个别用品有特殊要求,须在备注里注明。交部门负责人签批的采购清单到人事行政部登记存档,由人行部汇总采购清单进行月度统一采购。
。
四、工作程序
(一)、供方的选择
供方的选择必须遵循就近、质优、价廉的原则,并满足以下条件:
1)企业必须有法人资格营业执照,具备相应的及时供货能力与合作愿望;
2)具有保证产品质量的管理能力和检测手段,能对其供货产品的质量全权负责;
3)具备所需我司采购物资的经营许可证。
4) 有多年的企业供货经验、质量和信誉程度稳定,有稳固的供货能力。
5) 深入市场,对本地区的市场进行考察,对我司所需物资进行价格摸底,选择最合适的供货方进行讨论分析。
6) 将分析结果报总经理,讨论选择最优的供货方,签订相关的供货协议。
(二)、合格供方的控制
1) 建立档案:人行部应建立合格供方档案,包括:营业执照、经营许可证,年度进货的数量和质量记录、质量问题反馈记录等;
2) 及时反馈质量信息:人行部应及时与供方沟通,反馈情况,必要时定期对供方进行质保能力和供货能力的考察,考察时作好记录,考察后编写出评价报告,并作出评价结论;
3) 供方的变更:当供方的供货质量情况不能满足要求时,职能部门应按上述供方的选择要求重新评价,评价结论须变更供方的,填写申请变更供货方的报告,经人行部审核,并报总经理、副总经理批准生效。
五、采购
(一)采购物资综述
,采购档案一般是指采购清单。采购清单上应明确规定采购物资的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限、采购人及特殊性要求等。
,采购人员应及时与供方协调,明确变更内容。
、财务部共同进行验证。
、整理、编目、存档。财务部负责采购产品验证的质量记录的收集、整理、编目、存档,人行部协助完成。
,由人事行政部在“采购单”“备注栏”注明原因,以急件递送。
、数量、总额都必