印章管理办法.doc

印章管理办法第一章总则第一条为规范公司的印章管理,保证印章安全、有效、合理使用,特制定本办法。第二条本办法所指印章包括公司法人章、董事会章、法定代表人人名章、合同专用章、财务专用章、签名章和部门章等。第二章印章的刻制、更新及销毁第三条印章的刻制、更新及销毁由使用部门提出申请,报下列权限人批准后,由印章管理部门统一办理:(一)公司法人章、董事会章由董事长批准;(二)法定代表人人名章由法定代表人批准;(三)财务专用章、合同专用章,由总经理批准;(四)签名章须经本人同意;(五)部门章由总经理批准。印章必须在公安机关指定的单位刻制,其样式和规格须符合国家及公司规定的要求。任何人不得擅自刻制、更新及销毁公司任何印章。第四条印章管理部门负责保存与印章刻制、更新及销毁有关的各种原始资料。第三章印章的使用及保管第五条印章使用申请人填写《印章使用申请表》(附件一)《印章使用登记表》(附件二),并按下列要求报相应权限人审批后,加盖相应印章:(一)投资、借款、担保等重大投融资类文件以及股东会、董事会决议文件,报董事长批准后,加盖相应公司的董事会印章或法人章;(二)行政、财务管理文件,经分管领导会签,按权限报总经理或董事长批准后,加盖公司法人章;(三)各种银行结算票据等业务资料需对外报送的,经总经理批准后,加盖公司法人章和财务专用章;(四)财务定期对外报送的报表、员工社会保险金和住房公积金定期缴费报表及员工身份、收入、学历等确认证明文件、企业各类年检年审文件、日常事务对外联系函件等,由业务部门负责人签字确认,经总经理授权的印章管理部门负责人签字后加盖相应公司印章;(五)各类经济合同一律使用合同专用章。合同签发单审签程序完整且合同经法定代表人或委托代理人签字后,方能加盖合同专用章;需要使用法定代表人或委托代理人签名章代替法定代表人或委托代理人签字的,须征得本人同意并在合同签发单上注明。如需加盖公司法人章,应持经合同管理部门签署同意意见后的合同签发单,按上述第(一)、(二)项规定办理;(六)已持有总经理或董事长审批的“公文审核签发单”等有效批件,凭此即可盖章,但印章保管员须登记备案;(七)申请加盖董事长、总经理、董事或其他人员签名章的,须经签名章本人同意。签名章的使用范围包括:董事会、股东会文件、经济合同以及签名章本人许可的其他文件;(八)对公司向外报送的文件或其它书面材料,可以使用部门章的,不加盖公司法人章。第六条印章使用申请人要严格按照规定用印。一次用印材料份数较多时,应详细填写用印“事由”栏,逐项列明各单据名称、份数,汇总后连同“用印单”及各单据一并呈有权负责人审签。私自加张、加页、改写,要追究当事人责任。印章使用部门负责人对经办人员呈批的用印材料要严格审核,并对用印材料的真实性、合法性负责。部门负责人审核过的加盖印章材料对外提供后,因虚假内容造成不良后果,部门负责人负连带承担。第七条印章保管员在盖章前,必须核对审批手续。审批手续不齐全的,不予加盖任何印章。对因特殊原因(如相应权限人出差等)无法履行正常审批手续的,可由印章使用申请人会同印章保管员,通过电话、短信、飞信等方式报相应权限人批准后盖章,但印章保管员须登记备案,并及时补办审批手续。第八条盖章规定:(一)印章应压在签字人姓名和落款日期上;(二)两页以上的文件须加盖骑缝章。第九条印章保管员盖章后须留存“公文审核签发单