采购仓库管理制度及流程.docx

采购、仓库管理制度及流程
目的
为了进一步健全企业采购管理制度,规范物资采购流程,提高公司采购效率,明确岗位职责,保证采购工作的正常化、规范化,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
适用范围
适用于本公司所有采购的物资及耗材品。
基本原则
采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑质量、价格因素,择优选取。
工作程序
采购申请
采购之前,申购人应向仓库询问所需物资是否有库存,以免重复采购。
申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做的物资,应酌情提前,给与采购部门充足的采购时间。
各部门申购人应依据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等,填写《采购计划单》(表1),并以每周四下班时间为结点,向行政部发送下一周采购计划,逾期将自动划分为次次周采购计划。
物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程,经各部门领导审批后由行政部接收,汇总后派专人负责采购,行政部统一保管和发放。
物资采购计划单请规范填写,并尽量详尽。填写不规范或漏填的,将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的,由申购部门自行负责。
如因特殊原因出现无法提前计划的紧急申购事项,则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通,并同时填写《紧急申购单》(表2)上报审批流程。
若撤销采购,应立即通知采购部门,以免造成不必要的损失。
采购流程
采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划,并做好相应工作安排。
采购工作应在相关申购审批流程结束后开始进行;紧急申购可酌情处理。
到货后必须严格检查货品数量、质量等是否符合要求。如不符合,应及时进行退换货处理;符合的货品做好采购台账,并办理入库登记。
采购付款方式
采购人员以审批结束的《采购计划单》或《紧急申购单》为依据,到财务部备案后,办理借支采购费用,或通知财务办理汇款手续。
借支款项专款专用,不得用于与借款用途无关的开支。如无需开支时,借款人应主动归还财务部门借款,部门负责人及财务部需检查借款的使用。
借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时,若所借金额大于报销金额,需把多余金额退回财务部,不得以私人借支形式与财务部挂账。
若因故无法提前进行采购借支,则需采购人员进行先行垫付,并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。
由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款,需采购人员与财务部门配合,确保付款的及时性与准确性。
入库流程
采购物资验收后,仓库管理员需及时与采购人员交接,填写《入库单》(表3),办理物资入库。
商品核验无误后,仓库管理员依据入库单及时进行物资登记,更新库存账目,详细记录商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等,做到帐、货相符。
将入库物资放入仓库,保证仓库整洁有序。
领用出库流程
领用部门需先填写《领用出库单》(表4),再进行物资领取。
为倡导节约节俭,一般的常用物品损耗,需以破旧换新。
仓库管理员根据领用单,及时更新《库存台账》(表5)。
采购流程图如下:
申购部门
采购意向
填写《采购计划单》
仓库
验收入库
无库存
查询库存
钉钉系统
上报审批流程
采购部门
采购
选择