采购流程.doc

采购中心流程(草案)
一、采购决策的组织流程及权限(按集团经营管理授权执行):采购中心按地域分为东北总部和各异地项目公司,按采购物品分为固定资产(含设备)采购、原料采购、辅料采购、包材采购、食堂物品采购、配件采购、促销宣传品采购、办公用品及其它物品八大类。
采购流程:首先有需求单位填写《恒阳集团物资申请表》,采购中心或异地采购部接到申请表后按分类依据公司不同流程进行比价采购,由库房按流程办理入库手续,采购中心拿库房接收单、发票按照不同流程找相关领导签字审批后有财务支付货款。
签字审批流程:1、《恒阳集团物资申请表》签字审批流程:固定资产(含设备)类首先有需求单位主管签字(异地公司依据金额多少按流程执行),其次采购中心对比询价或报招标委员会招标,再有集团董事长或总经理签字审批后,按程序采购;原料、辅料类如果集团公司进行战略性储备采购,首先有需求单位主管签字,其次采购中心对比询价,再有集团董事长或总经理签字审批后,按程序采购;原料、辅料正常采购、包材采购、食堂物品采购、配件采购、促销宣传品采购、办公用品及其它物品采购有需求单位主管签字,采购部长或采购中心总监签字后按程序采购。
2、恒阳食品集团资金支出审批单签字审批流程:按集团公司财务流程执行。
二、本流程所包含的岗位:总经理、采购中心相关人员(含采购中心、
异地项目公司采购部)、仓储人员、需求单位人员、品管、财务相关人员。
三、责任承担及处罚
1、决策责任:各岗位越权决策、超常规决策承担的责任。
2、审核责任:各岗位未认真审核、审批应承担的责任。
3、质量责任:原材料质量问题责任承担。
4、操作责任:各岗位违规操作应承担的责任。
四、监督检查部门:集团审计部、财务部、管理中心、公司招标委员会。
五、具体操作流程
第一节原辅料、包装物采购
一、采购计划
(一)、采购计划申请、修订及审批:需求单位根据市场销售要货计划、当月生产计划、集团公司战略性储备计划及仓库的库存情况,填写《恒阳集团物资申请表》(见附表1,一式三联),申请表上要注明原料、辅料、包装物具体的名称、数量和规格,采购中心或异地采购部接到申请表后,经采购总监或采购部长签字确认(异地公司原料和辅料超过10吨以上必须传采购中心由采购总监签字,10吨以下必须三家或三家以上比价采购有异地采购部长和项目经理签字审批,异地包装物采购必须是经招标后的厂家,并在采购中心备案),由采购中心或异地采购部进行比价采购,当涉及战略性储备采购所报数量较大时、市场行情或客户发生变化时需经董事长或总经理审批后购买。
(二)新开发原材料、供应商审批流程
1、新开发物料:因研制新产品或外包装要求更新而需要采购新的物料时,采购部必须把新开发物料样品交技术中心进行检验;
2、新开发供应商:因研制新产品或比价优势而需要开发新的供应商时,采购部必须把新开发供应商生产的物料样品交技术中心进行检验;
3、样品经技术中心检验合格后,采购中心才可签订合同进行批量采购。
二、采购申请及签订合同
(一)采购申请:采购计划经需求单位主管、采购部长或采购总监签字审批通过后,采购部向供应商索要物料样品交技技术中心作初步检验,技术中心检验样品合格后,在物料质量相等的情况下比价采购,选择价格最低的供应商。
(二)签订采购合同
1、合同样本审批:采购部根据《恒阳集团物资申请表》批准的内容填写《合同》(见附件6),异地公司合同样本必须经异地采购部长和项目经理共同审批,东北合同样本需经采购总监审批,采购中心或异地采购部与供应商签订合同金额大于1万元以上的必须存档,以备集团招标委员会或审计部审查,。
2、合同的签订:修改后《合同》经采购总监或异地采购部长签字后加盖公司合同章(签名),然后传达到(传真)供应商。合同要求供应商签字盖章后回传公司采购中心或异地采购部。原件留存财务部,复印件采购部保存。
3、合同操作
1)一次性合同
一次性合同,则按合同规定的项目进行操作。
2)长期合同①长期合同:采购中心应按公司原辅料、包材实际耗用量情况进行分批次采购。每批次采购必须填写《恒阳集团物资申请表》按采购申请流程进行审批。
②采购中心根据签批后的《恒阳集团物资申请表》中的数量、单位、单价等资料传真供应商作供货通知。
(三)预付采购款、采购特户资金(合同、相关人员承诺书、供应商承诺书、特户资金由采购员出具借条、担保书、签批齐全的资金支出审批单)
1、预付采购款
①采购员根据采购合同、供应商承诺书及采购总监担保书填写《恒阳食品集团资金支出审批单》(见附表2,一式三联)交会计核对,经使用单位主管和采购总监审批,财务部经理审核,出纳方可凭单付款;
②预付款经采购总监、财务经理、使用单位主管签批,大于5万元的必须经集团董事长或总经理签批,出纳方