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采购流程及采购流程管理培训
王林
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一、下单:
,采购人员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。
,再将订单下给供应商,订单必须含有以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。
(主管或经理)按照具体情况进行订单审核。
,采购人员需要与客户核对采购信息,同时要求签字回传。
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二、跟催:
采购订单完毕以后,采购人员按照采购订单上要求的供货日期,采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。
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三、入库:
收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息:供应商名称,订单号,存货编码,数量;如订单上的信息与采购订单不符,征求采购人员意见是否可以收下。
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四、退货:
采购填写退货单,进行订单退货。
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五、对帐:
月结表:每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购人员按照我公司收货员签字的送货单,我公司的入库单据和单价表核对月结表。
增值税发票:校对发票上的以下信息:我公司的全称,帐号,税号,发票上的材料名称,数量,金额。
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六、付款:
按照付款周期编制付款计划,安排付款。
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核销环节
教育相关人员,站在公司的高度,严把材料消耗关,做到采购量和实际消耗量相符,既提升了项目精细管理水平,又净化、规范了服务环境。
做到了“三同时”:同时与公司评审人员到厂家和现场考察材料,同时与公司评审人员确定材料价格,同时与仓库收人员到现场验收材料,做到了价格透明,到场材料质量、实物量与采购合同相符,确保了人员不出问题,维护了公司利益。
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询价采购
是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。
询价采购流程
1. 询价准备
计划整理。采购人员跟据采购计划的急需程度和采购物品的规模,编制月度询价采购计划。
组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二,以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。
编制询价文件。价小组按照采购有关规定和项目特殊要求,在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。
收集信息。按照采购物品或服务等特点,通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,同时向其发出询价通知书让其报价。
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询价采购流程
2. 询价
询价时间告知公司相关部门。
递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函,工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会,确定询价组长,宣布询价步骤,强调询价工作纪律,介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函,作报价记录同时签名核对,按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准,确定一至二名成交候选人同时排列顺序。
询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告,经所有询价小组成员及监督员签字后,方为有效。
3. 确定成交商
采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同,采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
成交通知。成交人确定后,由采购人向成交人发出《成交通知书》,同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内,就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况,编写采购报告。
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