公证专用纸管理办法.doc

公证专用纸管理办法发布部门:中国公证员协会发布文号: 第一条为规范公证专用纸(以下简称专用纸)的管理,保证正确保管、使用专用纸,充分发挥其防伪作用,防止被盗、遗失等,制定本办法。第二条专用纸是专供办理涉外、涉港澳台公证业务的公证处制作发往外国或者我国港澳台地区的公证书的防伪纸张。公证处制作前款所述公证书的正本、副本的公证证词页、公证证词译文页应当使用专用纸。但归档的公证书除外。未经司法部批准不得扩大专用纸的使用范围或者将专用纸用于非公证书的制作。第三条对专用纸的管理实行统一生产、统一发放;归口管理、分工负责;标准明确、责任到处和人的原则。第四条中国公证员协会负责全国专用纸的联系生产、发放和管理工作,并接受司法部的指导、监督。省、自治区、直辖市(以下简称省)公证员协会负责本省所需专用纸的订购、接收、发放、调剂和日常管理工作,并接受省级司法行政机关的指导、监督。公证处对本处购买、验收的专用纸承担保管和使用上的管理责任,并接受司法行政机关、公证员协会的监督、管理。第五条专用纸按年度以省为单位订购。公证处根据上年度专用纸实际使用量确定其本年度订购量,并在每年第一季度内向省公证员协会提出书面订购申请。省公证员协会对各公证处的订购申请审核、汇总后,统一向中国公证员协会订购本省所需专用纸,同时将有关费用通过银行汇人中国公证员协会指定的账户。第六条中国公证员协会根据全国各公证处对专用纸的实际需要,并综合其他因素制订生产计划,安排生产。第七条专用纸应当以安全、快捷的方式运输。第八条专用纸按成本计价收费,费用由使用公证处负担,在公证处公证业务费中列支。第九条省公证员协会接收、发放专用纸应当指派两名以上人员进行,并对接收、发放情况造册登记。对购买量较大的公证处,省公证员协会有权视情决定将其专用纸分批发放。分批发放的,未发的专用纸由省公证员协会妥善储存、保管。第十条特殊情况下,经省级司法行政机关书面批准,省公证员协会可以对本省购买的专用纸统一增加防伪措施。省级司法行政机关的批准书和所增加的防伪措施方案应当报中国公证员协会、司法部备案。第十一条对专用纸的保管和使用应当建立完善的管理制度,保证在各环节上有据可查。储存、使用单位应当指定专人负责验收、储存、保管、发放专用纸;设专室、专柜储存专用纸;储存专用纸的库房、铁柜应当符合储存专用纸的安全性要求。具体标准由中国公证员协会制定,并报司法部备案。未达到专用纸保管标准的公证处不得开办涉外、涉港澳台公证业务。已经开办的,应当在中国公证员协会规定的期限内达到。仍未达到的,停办涉外、涉港澳台公证业务。第十二条公证处应当采取措施,降低损耗,防止浪费。专用纸自验收时起至发放出库止,保管责任人员及其他内部知情人员不得将储存地点、储存方法等泄露给外部人员。第十三条专用纸在运输、储存、制作公证书等过程中因破损等原因导致作废的,以及被盗、遗失后追(找)回的,应当在专用簿册上详细登记编号后集中销毁。销毁办法由省公证员协会根据本地实际制订,报省级司法行政机关备案。第十四条省公证员协会应当储存部分专用纸以备调剂。省公证员协会根据申请从其储备中或者从与缺纸的公证处相邻近的储存充裕的公证处调剂。省公证员协会在调剂不能时,应当尽快向中国公证员协会申请增购专用纸。各省及各公证处之间不得自行调剂专用纸。第十五条有关专用纸的申请、情况报告、接(验)收、发放、销毁登记专