电子文件归档与管理规范.docx

一、范围在企业活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。二、定义电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质(或载体)上,并且通过计算机等数字设备才能识别、处理,可以在通信网络上传递的文件。三、电子文件的种类管好电子文件,科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下:1、按存储载体分,电子文件有三类:(1)磁盘文件(包括软盘和硬盘);(2)磁带文件;(3)光盘文件。2、按内容形式分,电子文件有八类:(1)记载文字、符号和插图的文本文件;(2)用扫描仪、数码像机获得的图像文件;(3)通过计算机辅助设计获得的图形文件(CAD电子文件);(4)用音频设备获得的声音文件;(5)用视频设备获得的影像文件;(6)用多媒体技术制作的多媒体文件;(7)存放数据的数据库文件;(8)生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。3、按生成形式分,电子文件有两类:(1)原始文件,即通过计算机直接产生的电子文件;(2)转换文件,即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。4、按属性分,电子文件有五类:(1)普通文件;(2)只读文件;(3)隐含文件;(4)加密文件;(5)压缩文件。四、电子文件的归档电子文件形成公司应指定有关部门或人员负责本单位的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档、保管。电子文件归档工作应从三方面抓起:1、归档前的鉴定(1)鉴定电子文件的真实性、完整性和有效性归档前应由电子文件的形成单位按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应把技术方法和相关软件一同移交给接收单位。(2)确定电子文件的密级密级划分确定工作按照国家关于纸质文件的密级规定办理,其中将有密级文件划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。(3)确定电子文件的归档范围电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。其中机关团体参照《机关文件材料归档和不归档的范围》(国档发〔1987〕27号)执行,企业参照《国有企业文件材料归档办法》(国档发〔2004〕4号)执行,本专业系统有规定的执行本专业系统的规定。(四)划分保管期限电子文件保管期限的划分工作,按照国家、本行业、本系统或本单位有关纸质文件材料保管期限的规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限,一般应与内容信息的保管期限一致。对于经过鉴定确认没有保存价值的电子文件,可以按照国家关于档案文件鉴定销毁的规定进行处理,其中属于保密范围的电子文件如存储在不可擦除的载体上,应连同载体一同销毁并在网络中彻底消除,不属于保密范围的电子文件可以进行逻辑删除。二、电子文件归档前的技术条件检测在进行电子文件归档工作时,应对相关的基本技术条件进行检测,检测内容包括:(一)电子文件硬件环境的有效性;(二)电子文件软件环境的有效性;(三)信息记录格式的规范性与完备性;(四)有无病毒感染。三、电子文件的归档(一)归档的方式与时间电子文件的归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档可以实时进行,物理归档一般按照纸质文件的规定定期进行。具体来说,电子文件归档的步骤方式如下:1、实时进行的逻辑归档。逻辑归档是指在计算机网络上