文秘工作和档案管理报告会PPT.ppt

公文整理及文书档案管理
北京市档案局
孙燕芝
一、档案与档案工作概述
(一)档案的概念与特点
本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案的特点
1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录
2、档案是由文件有条件地转化来的
(1)办理完毕的文件才能作为档案保存
(2)对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存
(3)按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案
3、档案来源广泛,内容丰富,形式多样
(二)档案的种类与划分
1、文书档案:是由机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料
例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等,在办理完毕归档保存后,即为文书档案。
2、科技档案:由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。
常见的科技档案包括:基建档案、科研档案、设备档案、产品档案等。
3、专门档案:指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。
包括:会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。
(三)档案工作的内容
1、档案业务工作的内容
档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节。
2、档案工作的基本原则
档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面利用。
3、档案室职责
(1)对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作,进行监督和指导
(2)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累史料
(3)负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查
4、相关术语(P25-26)
(1)立档单位:一个独立的机关、社会组织或者个人。(三个条件)
(2)全宗:一个立档单位形成的全部档案所组成的有机整体。
全宗原则:同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
二、公文整理
(一)公文整理的含义
公文整理,是指将办理完毕的,具有查考利用价值的公文,按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列和基本编目,使之有序化的过程。