办公用品管理办法新.doc

办公用品管理制度(试行版)为实现公司规范化、标准化管理,明确各部门所需办公用品的申报、审核、采购、管理及领用程序,结合公司实际情况,特制定本制度。本规定适用于公司全体员工。第一章办公用品的分类与申请采购第一条办公用品按以下方式分类日常消耗办公用品:笔、本、纸、胶水等用品及办公设备所消耗的墨盒、色带、墨粉、打印纸等用品。耐用办公用品:订书器、计算机、U盘等办公设备:办公桌椅、文件柜、沙发、茶几、复印机、打印机、绘图仪、扫描仪、投影仪、数码相机等物品。各部门由专人负责制定办公用品采购计划,填写《()月份办公用品申请表》(附件一),经部门主管副总审核签字后于每月25日前交至行政人事部,行政人事部然后根据各部门办公用品审核汇总后出具《大庆佳昌晶能信息材料有限公司()月份办公用品采购申请单》(附件二),经公司部门负责人审核。第三条对于单价在1000元以上的物品(固定资产),各部门需按固定资产采购流程进行批准购买。第四条选择合适的供货商并与之建立合作关系。在采购时必须对照采购清单,将所购办公用品仔细进行核对、验收。第五条行政人事部将办公用品进行入库登记,并填写《()月份办公用品入库登记表》(附件三)。第六条所有办公用品原则上由行政人事部统一采购。第二章办公用品的保管第七条行政人事部须清楚掌握办公用品库存情况,将所保管的物品整齐、有序地存放在固定地点,并注意防火、防水、防虫。第八条对于消耗型办公用品,库存量要求能够维持公司正常办公一个月左右,对于资金占用量比较大的办公用品和固定资产,实行零库存。第九条行政人事部定期检查库存物品情况,每月28日前进行盘存,根据库存情况决定采购量。第三章办公用品的领取与发放第十条各部门由专人负责到行政人事部领取所需办公用品,并由行政人事部填好《办公用品出库单》(附件四),经部门经手人和部门负责人签字确认后,一式两份,以此作为转帐的依据。第十一条原则上要求各部门每月集中领取所需办公用品,对各部门临时急需的办公用品,由需求部门填写《办公用品应急采购计划表》(附件六),由部门负责人签字确认。第十二条公司新聘人员的办公用品,行政人事部将根据部门负责人提供的审批出库单后为其配备,以保证新聘人员的正常工作。第十三条计算器、钉书器等管理性文具列入移交。如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人赔偿。第十四条对于非一次性消耗的办公用品,如出现使用完毕或自然损坏等情况,须采取以旧换新的方式领取。如电池、计算器、墨盒等。第十五条对决定报废的办公用品(例如办公桌、椅、U盘等价格在50元-2000元之间的办公物品)应做好登记,并写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项,报行政人数部,由财务部审核确认,上报公司经理审定后,方可报废。(见附件七)第四章办公用品使用情况的监督第十六条行政人事部负责对各部门领取办公用品的使用情况进行监督检查,如发现故意损坏办公用品的情况,由责任人按照该物品的双价进行赔偿,并给予一定的行政处罚。第十七条办公用品严禁挪为它用或私自带回家