档案检索及其工内容.ppt

一、档案检索及其工作内容档案检索是指对档案信息进行加工和存储,并根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件,是开发档案信息资源的必要条件。档案信息存储工作的内容有:(1)著录标引。(2)编制检索工具。项目7档案检索二、档案著录1、档案著录含义是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程,称为分类标引。赋予其主题标识的过程,称为主题标引。表格式著录格式直观,易于掌握,用计算机著录一般都用表格式。段落符号条目著录格式如下:分类号档案馆(室)代号档号电子档案号缩微号正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号/责任者+附件.—稿本:文种.—密级:保管期限.—时间.—载体类型:数量及单位:规格.—附注提要主题词或关键词例样:著录卡片课堂练习:文件名称:关于印发《档案馆开放档案暂行办法》的通知文件内容:"经请示内容国务院,现将《档案馆开放政策档案的办法》发给你们,请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。"有关数据:分类号:A-236档号:2-1-3-3文号:国档发(1986)2号;保管期限:长期文本:正本发文日期:1986年2月7日附件:《档案馆开放档案暂行办法》规格:16开,3页三、检索工具机关单位主要的检索工具主要包括:1、卷内文件目录:以案卷内的文件为单位,依次登记造册的目录。2、案卷目录;以案卷为单位依次登记造册的目录。3、全引目录:案卷目录+卷内文件目录。填写目录主要需要注意的栏目为:1、文件题名:要能反映文件的内容,否则应当重新拟写。如,有的工作总结是口号式的标题,有的文件因为内容基本一致,故文件常常是事先印制好,然后只填写单位或个人的,等等,都需要重新拟写。2、案卷标题:结构为作者(列举几个即可)+内容(概括本卷的所有内容)+文件的名称(列举几个即可),字数控制在50字以内。保存检索工具的装具(外观)保存检索工具的装具(内部)四、档案的计算机检索在手工检索和计算机检索系统中都有需要制定和实施检索策略,检索策略是指人们进行检索的方案和计划,作为计算机检索的“行动方针”。编制检索策略包括选择检索途径和检索词以及确定检索词之间的逻辑关系,检索策略的编制成果是检索表达式。检索表达式最常用的是逻辑表达式,主要有三种。(1)逻辑与关系(AND)表示两个词之间的重合关系,即必须同时满足这两个检索条件,一般用符号“*”或“•”表示。如“女性*医生”表示检索有关女医生方面的档案。逻辑与关系是一种限定关系,这种关系用得越多,表示限定条件越严格,因此在一般情况下使用逻辑与关系有利于提高检准率。