会议秘书操作手册.xls

会议秘书操作手册(以大型会议为基准)项目子项目具体工作事项工作要求会前准备撰写会议通知1-会议需求来源①集团例会制度规定②领导根据工作要求提出2-协调各方会议参与事项汇总并告知召集人①会议时间:与高管秘书沟通高管行程安排,确定具体会议时间②会议地点:预定会议室(预定时要明确会议主题、参会人数、参会领导、会议需要设备-投影仪、视频设备、激光笔等)③会议主持:;④参会人员:;,发起领导确认⑤确定会议秘书、记录秘书、会务秘书(会议秘书是会议整体牵头安排秘书,记录秘书为现场纪要人员,会务秘书是会务工作准备责任秘书)⑥会议议题:;,包括会议需要讨论的问题,对与会者的要求(如书面建议、发言提纲的准备),需要与会议主持人及参会领导沟通补充;,需与发言者事先沟通确定发言时间或直接由会议组织方明确规定每个人的发言时间。⑦其他工作落实,包括会场纪律控制人员、着装要求通知、拍照人员安排、参会人员请假要求、座次表等。3-撰写会议通知简要、精炼的表达会议的议程,切忌赘述会议需要确定的每个细节4-领导审核、签发5-下发会议通知6-跟踪确认参会人员下发会议通知后,电话提醒、确认与会人员查收会议通知准备会议资料1-文件资料的收集与汇总①会议议程表、会议通知②领导讲话稿、参考性文件(统计报表、数据资料等)、参会人员发言用的资料等(会前跟进资料的上报,负责拷贝到发言席电脑)③其他:请假人员名单汇总、签到表、临时增加或所需会议资料拷贝2-文件的校对3-文件的打印和复制会议通知的打印(总裁办高管每人一份);会议议程表的打印(大型会议参会领导每人一份);请假人员名单(大型会议时总裁办高管每人一份);以及其他会议内容资料。4-文件的分发下发的材料上要注明姓名和编号。保密材料会后要回收。会务保障1-制订会务保障方案包含会前准备、会中控制及会后收尾等工作的详细安排,会务秘书应及时尽早跟进2-准备会议用品①纸、笔、茶具、照明、通风、空调、话筒(确保话筒有电)、签到表、座次表(会务秘书需提供座次名单及排列顺序要求,集团办公室负责实施席卡、桌牌、指示牌等准备与摆放工作。)接待性或庆典性会议使用的音乐、花卉、水果、电子欢迎屏、欢迎看板等②投影仪(与笔记本连接)、会议白板、视频设备连接、调试笔记本电脑两台:分别用于会议记录及播放会议资料(会议资料需要提前拷进笔记本里)、PPT播放笔、激光笔、录音笔(备多节电池,视会议时长而定)、优盘(资料拷贝)3-会场布置会场布局、装饰、背景板、会场座次安排4-其他事项会前10分钟,参会人员到会提醒(尤其对未到位人员电话提醒)会中控制会议服务1-会前签到大型会议安排专门的签到台;小型会议在会议开始前,由会务秘书在与会人员间传阅签到。2-会中服务空调温度调节、现场灯光的控制、会议期间话筒及资料等物品的传递3-视频保障告知所有参会人员保持话筒静音,会中未经允许不得使用遥控器调节摄像头和使用其他功能(如拍照,静音等)4-会中摄像、照相的安排5-会场控制①会场纪律,提醒参会人员注意维持会场秩序,杜绝谈论与会议无关的内容。负责跟进集团办,记录不遵守会议纪律者。②发言时间的控制:如果参会人员讲话时间严重超时,需要会务秘书传递便签来提醒。③突发事件的