秘书接待.docx

接待工作接待是秘书的一项重要工作,是沟通内部上下的“桥梁”,是联系外部的“窗口”。从某种意义上说,秘书的接待工作就是单位的门面、喉舌,是单位形象的缩影。第一节接待工作概述一、接待与接待工作1、接待:就是对来访者的接洽与招待。2、接待活动的要素:一是来访者---接待对象二是接待者---接待的主体三是来访意图---来访者要达到的目的四是接待方式---接待规格、程序、方法2、接待工作接待工作是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观游览等服务性活动。二、接待工作的作用展示形象的重要窗口牵线搭桥的主要形式获取信息的有效渠道四、接待的类型1、、按照接待的组织关系划分对上级单位来人的接待对平行单位来人的接待对下属单位来人的接待对新闻单位来人的接待对本单位来人的接待。接待类型4、按照来宾的来访意图公务接待会议接待视察与检查接待参观接待经营活动接待技术考察接待其它接待五、接待工作的原则热情大方细致周到确保安全俭省节约内外有别六、接待工作的一般程序(一)发出邀请(二)(1)思想心理的准备1)诚恳尊重的态度2)合作公平的精神(2)业务知识和能力的准备(3)物质和环境的准备接待接待程序(三)接受任务后的接待准备工作一般情况下,来宾来前会事先通知的,接到通知后,秘书接待准备工作一般的程序如下:1、做好信息准备---了解来宾的情况;接待材料准备2、确定接待规格接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待三种。接待程序3、制定接待工作计划确定接待规格、拟定日程安排和开列接待经费。接待规格和来访意图决定了接待人员、日程安排和经费开支。接待程序接待工作计划内容(1)来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、抵离的日期。(2)工作日程的安排。(3)由哪一位高级管理人员负责这次接待?由谁担任专职陪同人员及接待人员?(4)来客的住宿地点、标准、房间数量等。(5)会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数,担任主谈判的人员,其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单,大的项目还要有律师和会计的名单。(6)宴请的时间、地点、规格、人数、次数。(7)参观游览或娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪同人员。(8)接待期间的交通工具的安排。(9)接待期间的安全保卫工作,包括饮食卫生、人身、财产安全等。(10)接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费(讲课、作报告等费用)、交通费、工作经费(如租借会议室、打印资料、通讯等费用)、考察参观娱乐费、纪念品费、其他费用等。接待程序(四)、会见、会谈的接待(1)在会见、会谈前,秘书要做好信息资料工作(2)来宾抵达时,接待人员在大楼门口或大厅迎候,并引导来宾到会客室。若是重要来宾,则来宾进门口由主见人在门口迎接。(3)会见会谈时安排好座次。(4)会见会谈时,要做好记录。(5)会见会谈结束时,有时要安排合影留念(6)谈结束后,在会客室门口与来宾握手告别,对重要来宾则送至大厅或再握手告别。有领导一起送的时候,秘书应走在领导的后面。陪同人员送客视情况而定。接待程序3、宴请接待4、参观游览5、娱乐活动6、报道7、送客接待程序(五)接待工作后总结来宾接待工作的记录按照档案管理规定的要求整理归档。结算接待经费,做好会谈善后事情的处理,力求事事落实到位。写好接待工作小结,如有必要,可编印简报。第二节不同情况下的接待工作一、预约来访者的接待1、一般的工作程序是:了解来访者情况→确定接待规格→制定接待计划→做好接待准备工作→接待计划的实施→接待工作总结预约来访者的接待2、具体的做法如下:主动迎接和问候了解情况发放宾客卡正确引导送客对于规模较大的接待则参照上一节接待程序和接待方法。二、非预约来访者的接待1、未预约来访者的接待(以下简称无约接待)是指没有事先预定会见面谈,是临时来访的接待。非预约来访者的接待2、具体的做法如下:,,,,确保满意三、外宾接待1、弄清来宾的具体情况2、拟定接待方案3、成立接待组织4、准备有关资料5、做好预订事务6、确定迎送规格7、掌握抵离时间8、做好迎接事务四、外宾接待的注意事项严守外事纪律坚持平等互利尊重来宾习惯讲究礼节礼貌注意仪容服饰树立时间观念外事礼仪1、外事礼遇2、国旗悬挂3、各国国旗4、涉外宴请5、礼宾次序6、涉外礼仪第三节接待的日常礼仪一、握手礼仪二、介绍礼仪三、称呼的礼仪四、名片的礼仪接待礼仪(一)迎宾礼仪1、见到来宾光临,主动迎上前亲切问候,表示欢迎。尤其是遇到老、弱、病、残、幼客人,要特别主动帮忙,陪加关心。2、宾客乘坐的车辆到达时,要热情想迎。当车子停稳后,应一手拉门,一