物资采购管理办法(最终版）.doc

第一篇物资采购管理办法为降低物资采购成本,集团各单位、各部门所需各类物资实行统一采购制度。集团主管副总裁为集团物资采购的管理者,开发物资部为集团物资采购的业务管理部门,开发物资部和各子公司的采购部经理均为第一责任人。集团现存在的其它物资采购部门,必须接受开发物资部的业务管理和监督,并逐步创造条件实行业务合并。为明确集团统一采购的业务范围和流程,特制定本办法。1目的和意义:本办法适用于东方企业集团下属所有子公司及各部门。2集团物资采购的范围及分工:、建筑安装工程;、各种设备设施、工程材料等;、各类办公用品;、广告及印刷品类物资;、各类物业、园林用品及物资;、其它物资。除紧急物资由物业直接采购外,上述均由集团开发物资部负责指定供货商,但实施过程是:集团的物资采购由开发物资部完成,子公司的物资采购由其采购部完成。3采购的方式分类及流程按照物资需求,采购方式分为招标采购和非招标采购,非招标采购又分为常规采购和紧急采购。工程类物资分为甲供材料和认质认价以及甲指乙定。集团、办公用品的采购由开发物资部负责;子公司的办公用品下订单给年度指定的供货商,并完成收货、验货、付款以及退换货等流程,同时接受开发物资部定期的价格摸底和市调;物业、园林用品和广告及印刷品类物资的采购参照办公用品的采购流程。、招标采购:主要涉及工程类物资。凡单价在5万元以上的大型设备和10万元以上的成套设备、大宗工程类甲供材料的采购均采用招标的方式进行,详见集团《招标管理制度》。集团使用部门和子公司有招标需求时必须提前报集团开发物资部办理。、常规采购:涉及办公用品、各类物业、园林用品、广告及印刷品类物资等。《物资采购需求计划》,由使用部门或子公司对采购申请单进行编号,并经各级领导和总裁、董事长签字同意后,按批准计划实行供货。,指定一家至三家年度供货商进行供货。子公司有相关采购需求时,必须下定单到指定供货商并单独对供货商结算。,先核对采购内容,结合工程进度和其他有关资料后,参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,对于非合格供货商必须进行三家以上比价,结合物资的质量、付款方式、售后等内容洽谈填写《物资采购比价单》后,上报开发物资部经理审核,经主管副总裁审批签字后,方可实施。对于合格供货商或年度指定供货商,可直接下单进行采购。要求在《物资采购比价单》上附加声明,内容如下:本人声明与此供货商无任何利益关系,并请集团领导监督。,并将编制的价格变动报告上报集团领导,特别是生鲜类产品,则要求每周提交价格变动报告。,则对采购部经理处以差价的两倍的罚款,并追缴相关损失,罚金上交集团总裁基金,视情节严重程度最高可追究其刑事责任。、:酒店及各部门出现的各种突发情况、业主急待解决的物业问题(突然停水、停电),必须按照特殊简化的紧急程序进行采购活动,在工作时间发生,则由使用部门填写《紧急物资采购申请》报开发物资部或子公司采购部,由采购经理上报主管领导后即可实施;在非上班时间,由需求部门电话通知开发物资部办理。:酒店提交的紧急采购申请应报总经理进行审批后实施;物业集团的突发状况应报物业集团总经理审批后实施;其他部门发生的紧急采购应申报主管副总裁审批后实施;采购人员首先确定现有合格供应商是否可以满足需要,无现货的情况下,可采取就近采购的原则,及时解决突发问题。紧急采购的供应商名单及采购价格应上报集团开发物资部最后确认;物资的规格型号、采购的数量由子公司总结理和主管副总裁最后确认。;,可由财务部的库管人员验收或直拨给使用部门,并核对其来货及数量是否与《紧急物资采购申请》内容相符后,需补填《出入库单》;《物资采购比价单》外,其它手续必须齐全。。否则,将处以采购价两倍的罚款,罚金上交集团总裁基金。、、根据物资采购计划,对于工程类物资,采购部门需至少提前三天与供货商联系好送货时间,及时通知并组织相关部门进行验收前的准备,并落实验收方案、提供安装调试、试运行及使用所必备的条件。对于常规采购物资,采购部门需提前通知使用部门(核对合同和订单以便在货到时对物资的数量、质量和价格等进行验收)、接收部门(负责安排物资送达地点)等相关负责人