02杰翔商贸有限公司会务管理制度.doc

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杰翔商贸有限公司
会务管理制度
编制:市场管理部
版本/修改码:A/0
审核:副总经理
实施日期:2012年1月1日
批准:李军平
发放范围:全公司
第一章总则
第一条为了规范公司的会务管理,提高会议效率和会议执行效果,特制定本制度
第二条本制度适用于公司月度经营例会、专题办公会议、部门晨会、员工聚会(包括年度表彰大会)及客户会议。
第二章细则
第三条会议类别界定。根据会议的不同目的和性质,公司会议可以分为月度经营例会、专题办公会议、部门晨会、员工聚会(包括年度表彰大会)及客户会议。
(一)月度经营例会:公司每月必须召开的例会,是公司掌控经营业绩的重要方式,也是公司最重要的会务之一。
1、会议时间:每月7日晚上19:00~22:00(夏季19:30~22:30)在公司会议室举行;
2、参会对象:公司中高层管理人员(各部门经理)、市场管理部全体人员;
3、会议组织:市场管理部;
4、会议主要内容:听取各部门月度工作完成情况汇报、公司领导重要工作安排以及其它工作沟通。后附各部门经理汇报工作模板。
5、例会材料提交时间:每月5日下午下班前以电子文档形式提交到市场管理部。
(二)专题办公会议:解决某一项重要问题而召开的会议,会议时间根据需要而定,参会人员根据重要问题涉及面而定,会议组织者为会议召集人。
(三)部门晨会:各部门工作日每天必须召开的碰头会,是各部门经理检核部门人员前一天工作情况,安排当天工作任务、解决部门员工提交问题的会议。
1、会议时间:每个工作的上午8:00~8:30;
2、参会人员:各部门全体人员;
3、会议组织:各部门经理;
4、会议主要内容:检核部门人员前一天工作情况、安排当天工作、传递公司政策、解读公司制度、解决部门员工提交问题。
(四)员工聚会:公司季度常规聚会活动,是增加员工活力与凝聚力的重要方式,体现公司对员工的人文关怀。
会议时间:每个季度首月的第一个周日;
参会人员:公司全体员工(值班人员除外);
会议组织:市场管理部;
会议主题:上午8:00~12:00向全公司通报上季度的经营进度情况,评点各部门的主要业绩和存在的问题;下午13:30~17:30组织全公司员工团体活动(户外拓展、文体娱乐、困难员工慰问、全员培训等)。
(五)客户会议:公司针对特定客户如渠道、酒店等重要客户开展的联谊沟通会、订货会议等,是公司加强客户关系管理的重要形式。
1、会议时间:根据公司实际需要进行组织;
2、参会人员:由公司各部门配合市场管理部根据客户贡献率进行筛选确定后发送邀请函;
3、会议组织:市场管理部主导,各部门