(行政助理岗位)说明书.doc

行政文员岗位说明书
基本资料
职务名称
行政文员
所属部门
综合管理部
直接上级职位
人事部经理
定员人数
1
辖员人数
5
直接下级职位
职位关系
可直接晋升的职位
行政经理
可晋升至此的职位
可相互轮换的职位
人事助理
职位说明
职位职责:(主要职位职责\辅助职位职责)
(1)在部门经理的直接领导下工作。
(2)负责规范转接公司总机电话,并记录留言,打印和复印资料,收发信件。
(3)负责接待好前台接待处的到访客人,不能脱岗。
(4)负责包裹票和信件或货品的寄出与收到的台帐登记。
(5)负责公司文件和常用资料的整理。
(6)负责公司人员的名片制作,办公楼门窗水电安全、卫生、灯光的监督及维护,办公用品的采购、入库和发放。
(7)预定各类车旅票及酒店入住。
(8)协助行政人事的招聘工作与考勤管理。
(9)及时上报客户和厂商的投诉。
(10)现金费用单的打制及报帐
(11)为仓库制作威豪识别码(瑞星贴标)、出门条等。
(12)制作公司行政管理方面的表格,并发放
(13)统计公司各项行政管理费用以及物流部发货情况以及月费用
(14)负责协助公司召开的各种会议的会务工作,做好会议记录。
(15)严守公司机密
职位职权:监督和维护公司形象和卫生
监督和维护公司规章制度和考勤制度的监管
对领导的意思进行上通下达之时,以公司利益为准强制力执行。对不遵照者有权追究责任
工作内容:
日工作流程
⑴接公司总机电话,回答询问,或转公司各部门分机。
1.“你好,威豪……”为开头,根据客户需要转接各部门分机。或回答询问,管家婆部门的人经常不在,如果询问管家婆可以告诉他们分机或者转软件渠道分销部。
⑵接待来访客人。
,客人的来访对象。请人稍坐并倒水温适度的水,联系他的来访对象。请他等候或者带到指定地点。
⑶收发登记各部门传真。
1订货单和出库单:完美一卡通订货单(黄色)由仓库拿到前台,接到订货单立即传真。仓库拿上来的上海邮通科技销售出库单(白色) 立即传真并告诉商务点卡号段和出库日期
2 .包裹票:传真收到的包裹票要按照收取日期/票号/件数/重量/货运公司/始发站/的格式登记,并交给仓库。
仓库拿上来的包裹票,要传真给贵阳威豪。如果看不清,扫描并传送给贵阳库管
3. 确认函,收到确认函 2份后合并复印在一张纸上转交财务朱学艳
,可以在群里询问确定并转交。
:发送订货单,上游厂家信息里查询。并和商务确认传真信息。
汇款单,收到汇款单告知商务,发送完毕告知商务
⑷收取登记员工信件、公司快递及小件包裹。
增票登记:要按照收取日期/公司名称/增票号/增票金额/ 的格式登记。购货单位写的是威豪增票就交给唐师,分公司的交给何杰英,并登记签字。
其他快递,登记收件日期和物品内容。转交给收件人,如果有代领,谁领取谁签名。
如果是软件货物,务必请送货人员送到仓库。如果不能送,登记转交仓库
⑸收接文档,协助整理公司各部门员工所传文档、打印。
根据同事需要份数打印文档,并帮助他们检查日期。
⑹协助人事类的一些辅助性工作。
⑺办公用品、工作服的管理和发放。
及时盘查办公用品剩余量,及时购买。办公用品购买联系冯萍
⑻预