档案管理制度 1.ppt

档案管理制度 1.ppt开发建设档案管理制度郴州锦马置业有限公司项目部主讲人:林小明二〇一五年一月二十七日第一篇档案资料的收集文书档案资料收集内容有:地质勘察报告、政府有关部门批复、请示、通知、函、合同、协议、汇报、施工单位资质、报价、方案、会议材料、各种会议记录、验收记录、人事档案、公司证照、会计凭证、报表等技术档案资料收集内容有:工程联系单、工程签证、工程概算、决算、建设方案、规划图、勘测图、初步设计图样、施工图纸、竣工图纸(纸质电子)等;电子档案收集内容有:U盘、光盘、移动硬盘等声像档案资料收集内容有:1开工前区域及周边原貌2工程项目的立项、可行性研究报告和方案设计审查等前期活动3工程地质勘查、4设计方案审查、5图纸会审、技术交底、6工程项目中重要招商引资工作、7工程拆迁、8工程奠基、开工仪式、9地基基础(土方工程、地基基础处理、桩基施工、地下防水、混凝土浇注、砖砌体基础及钢筋结构施工)、10主体结构(模板安装拆除、钢筋加工及连接、预应力施工、混凝土浇注、砖砌体施工、钢结构和木结构施工、防腐防水施工)、11装饰装修(建筑地面、抹灰、门窗安装、幕墙、涂饰)、12层面(卷材、涂膜、刚性防水、瓦屋面、隔热层面)、13室内给排水(室内给水、排水系统安装、供热系统及卫生器具安装)14 室外工程(道路工程、绿化工程、亮化工程及其他配套设施)15电气安装(供电干线及变配电室安装、电气动力、照明安装、防雷接地)16通风与空调(送排风、防排烟、除尘系统安装、空调系统及空调水系统安装)17电梯安装(主机及配套设施安装、系统试运行)18建筑智能(通信、办公自动化、监控系统、安全防范、综合布线、智能化集成等设备安装、调试检测及试运行)19消防工程(消防设备安装、调试检测及试运行)20采用的新型建筑材料、新工艺、新技术、新设备施工情况21工程项目中重要试验、检测现场情况22工程质量事故处理(事故第一现场、事故指挥和处理措施、结果等重要活动)23 基础、主体及单位工程质量验收、竣工验收(包括验收小组的感观、检查、实测及会议)24上级领导视察工程的活动25 工程建设中重要会议、重大事宜26竣工后工程全貌等。二、档案资料的归档由专人负责统一整理,保密文档由专人专档专管;在整理档案资料过程中,要确保资料真实有效,要保持接收的档案资料原始原貌;在档案资料分类可按项目、按类别、按时间、尽量做到细而全;接收资料后及时扫描、及时建电子目录、及时入档。三、档案资料的使用各部门负责本部门的档案资料,凡机密文件有保存价值的档案资料统一按季度向公司档案室移交原件;公司的档案资料分为绝密、机密、秘密三级资料,公司档案室资料绝密级资料的借、调阅需经公司董事长的同意办理借、调阅审批手续;机密、秘密级档案资料要经公司部门领导的同意办理借、调阅审批手续;档案资料分为永久、长期、短期三种。档案资料的销毁,由档案管理员根据档案资料的年限、实际情况并填写<<公司档案资料销毁审批表>>对档案资料进行销毁;四、档案资料的保管档案的存放按全宗目录从左至右,从上至下的顺序排列;档案室内档案资料,一般不向外借出,确实需要借出的,按照借阅利用制度规定执行;档案室内档案资料橱柜,应放置防虫、杀虫药物,并定期补充调换,以保持药效;档案室内档案资料,必须定期用药物进行熏蒸消毒;档案室内档案资料的保管,应经常进行检查,要求做到规范化、标准化、科学化逐步实现管理现代化。对档案室内已到保管期限的档案,按销毁制度的规定和程序办理档案资料接收注意事项档案资料的移动要填制《资料接收一览表》,注明时间、件种、页数、接收人、移交人。一份纸质签收记录,一份电子记录,并且分类到部门细化到人名;存入档案室的资料尽可能的确保是原件;档案管理员有责任对接收档案资料有效性进行检查,对于有问题的原件资料进行督促改进。例如:合同签定要有齐缝章,双方都要求签字并盖章,注明时间,合同内容严禁篡改,合同存档必需为原件;声像资料要有文字说明;电子资料有定时备份,指定专人保管;开发报建资料目录根据我们所在部门为房产项目部,我和大家一起分享一下我们在工作中处处离不开资料,资料对我们的工作是很重要的。取得国有土地使用证环评报告建设项目立项建设用地规划许可证单体方案的规划审核建设工程规划许可证施工图审查白蚁防台备案建设工程施工许可证消防备案、人民防空地下室建设审批