物资采购制度.doc

宏林集团办公室文件
宏办发〔2012〕2号签发人:刘友文
关于印发《物资采购管理制度》的通知
各部门:
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足生产经营的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。现将《公司采购管理制度》印发给大家,请遵照执行。
特此通知
附件:公司采购流程管理制度
二○一二年八月八日
主题词:采购制度通知
发:宏林集团各公司及各部室
共印13份拟稿人:黎海云打印:李秋丽校对:李秋丽
公司采购管理制度
第一章总则
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足生产经营的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。
第二章物资采购操作程序
第一条周计划内的物资采购
1、使用部门提需求
周计划内的物资采购,由使用部门根据各部门每周用量和经营需求,编制“周物资申购计划表”(附表一)经各部门负责人审核后交物资部;
2、筛选供应商
物资购销部汇总各部门“周物资申购计划表”后,进行市场询价,常年使用而且涉及金额过大的生产物资,取得至少三家以上供应的产品价格表,特殊商品(农药、吊袋等)除询价外还需进行产品试验的,需将样品交使用部门试验,使用部门试验后,对物资部书面提供样品试验反馈报告,物管部根据询价表及样品试验报告筛选供应商,同价格同技术指标的选大品牌、大门店的供应商。
3、采购
采购范围:物资购销部负责中华紫薇园景区生产所需要的生产机械、对应设备、生产物料以及固定办公物品的采购。
物资购销部根据申购计划表、询价报告、样品试验报告填制“物资采购计划表”(附表二),经物资购销部负责人签字后交总经理审批并采购。周计划内的物资采购由物资购销部负责,其他部门严禁自行采购。
第二条
日常所需及周计划外的一般物资采购,必须先由使用部门填写“物资申购单”(附表三), 使用部门经办人将填好的“物资申购单”送部门经理审批、总经理批准后,交物资购销部实施采购。填写“物资申购单”时需明确物资名称、规格型号、数量、参考价格、用途、到货日期。
第三条
物资购销部在收到部门申购要求后,应会同仓库管理员进行审核,如仓库内有足量的同类存货时,则通知部门直接领用,不再采购。如仓库内有替代用品,物资购销部在征得使用部门同意的情况下,也可不再采购,如物资购销部认为替代品可用而使用部门有不同意见时,报总经理批示处理。
第四条
紧急物资采购按《紧急采购程序与标准》执行。
第三章紧急采购操作程序与标准
第一条
在采购人员非当班期间,各部门发生紧急采购需要,应填写“物资申购单”交部门经理批准后,自行采购。申购单上应注明需紧急采购的原因。如部门经理不在公司,为保证公司正常运作,可电话联系、口头请示,经批准后再派人购买。事后按正常采购程序补办申购、入库、领料手续。紧急采购物品金额在1000元以上的,须报总经理批准。
第二条
公司所有紧急采购的物资在当时不能及时办理验收手续时,必须事后补办手续,谨防虚假采购和以次充好现象的发生。未经验收人员验收签字,财务部不得报销或付款。
第三条
部门经理对自行紧急采购物资的质量负有管理责任。物资采购主管对所有紧急采购入库的物资,进行价格和质量的追踪复核,如发现进价明显差异或质量有问题,应报总经理处理。
第四章物资验收入库操作程序与标准
第一条
为了加强和规范采购物资的验收和入库工作,保证采购物资质量,满足生产、维修和办公用物资需求,特制定本制度。第二条
物资验收应坚持进出验收、品质第一的原则,采购物资未进行验收不得入库或使用。
一、物资验收程序
第三条
验货前,首先检验“申购单”是否有经手人、部门经理、总经理等相关人员签字。
第四条
按照“申购单”提供的采购要求,查看送货单上的货物的品种、数量、规格、价格是否相符。
第五条
物资到后,仓库管理员盘点数量、检查质量。
,应注意:如果是密封的容器,应逐个检查是否有启封的痕迹,逐个过秤的物资,要逐件称量,以防短缺;如果是袋装物资,应点数或称重,检查袋上印刷的重量是否与实际一致。
,验收人员的主要责任在于核实货物是否与申购单上所规定的质量标准一致,如果验收人员对某项物资的质量有怀疑,应请使用部门专业人员协助检验,以免发生差错。
第六条
全部物资的检验、过秤、清点等工作应在送货人在场时完成,以便一旦发现数量或质量的差错可作确认。
第七条
对不符合验收要求的物资,申购部门和仓库保管员均可拒收。
二、物资入库:
第八条
验收合格后,办理入库手续。根据送货清单点收物资填制入库单(一式四联,仓库留存一联,交供应商一联,财务一联、采购一联);直接送交申购部门的直耗品,由使用部门直接在清单上签字确认