企业文化档案信息化论文.docx

企业文化档案信息化论文.docx企业文化档案信息化论文如今信息化技术广泛应用,企业各项生产经营活动产生大量的电子化资料,作为记录企业历史,反映企业文化的企业档案主体形式已发生变化。 2014年,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以下简称《意见》,要求把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划,统一部署、同步实施。因此,加强档案信息化建设是当前发展企业档案事业的重要手段,也是丰富企业文化、传承企业精神的客观要求。一、企业档案信息化建设现状一档案信息化建设不够充分目前,企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存,但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅,以及文档一体化程度不高等因素,都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展,这将直接影响档案利用的效果。二传统档案管理手段亟需变革随着企业规模扩大,档案来源日益广泛,数量剧增,形式多样,如仍然按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前,电子文件就被更改甚至删除了,导致文件流失、失真等现象的发生。并且,还会造成重复劳动。所以,面对电子文件便捷的形成和转移特性,传统档案管理手段日渐捉襟见肘,企业加快档案信息化建设势在必行。二、档案信息化建设内容档案信息化,是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程,它是以信息技术应用为前提,并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。一基础设施建设包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房,布局合适的安全保障体系,购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统,以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。二数字信息资源建设1、档案信息数字化是档案信息化的基础档案信息数字化包含两个方面一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前摸的着的档案输进计算机,即库存档案电子化。 2、主要内容和基本要求档案数字信息资源形式多样,包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等,但不管任何形式的电子文件,其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则,并设置、捕获元数据。 3、具体建设内容文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿,版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求,文件格式可采用、、等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。声像档案应注意品质质量,照片类以、格式,像素不低于300万,录像类以2、4格式保存,比特率不低于8、录音类以、3格式保存,音频采样率不低于441。科技和专业类电子档案的图形类应以格式归档,其它档案类型参照文书、声像类。三应用软件建设企业使用应用软件一般分为自行开发与购买,两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求,但对企业信息实力等各方面要求较高,普通企业无法实现。购买软件方便快捷,但一般需针对企业实际修改,进行二次开发,对档案和信息管理人员要求较高。无论采取何种方式,档案管理软件首先应能集成管理各门类数字档案资源,具备分类、编目、用户管理等基本功能。特别关注以下三点一是系统的可操作性,避免繁琐;二是充分考虑档案室特点