文件管理培训.ppt

文件管理培训教案一、培训目的A、了解文件控制系统程序,确保各部门文件管理及使用达到合理化、标准化;B、了解我公司文件的基本类型、文件编号原则及文件更新、申请程序;C、确保各使用场所能及时得到文件的最新版本,防止误用失效文件。二、标准内容ISO9000——质量管理体系对文件的控制有如下要求:1、总则:质量管理体系文件应包括:a)形成文件的质量方针和质量目标;b)质量手册;C)本标准所要求的形成文件的程序;d)组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件;e)本标准所要求的记录注1:本标准出现“形成文件的程序”之处,即要求建立程序,形成文件,并加实施和保持。注2:不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于:a)组织的规模和活动的类型;b)过程及其相互作用的复杂程度;c)人员的能力。注3:文件可用任何形式或类型的媒体。2、质量手册组织应编制和保持质量手册,质量手册包括:A)质量管理体系的范围,包括任何删减的细节与合理;B)为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用;C)质量管理体系过程之间的相互作用的表述。3、文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。应编制形成文件的程序;以规定以下方面所需的控制:文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的;必要时对文件进行评审与更新,并再次批准;确保文件的更改和现行修订状态得到识别;确保在使用处可获得适用文件的有关版本;确保文件保持清晰、易于识别;确保外来文件得到识别,并控制其分发;防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识;4、记录的控制应建立并保持记录,以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序,以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。注:以上为质量管理体系标准对文件的要求,环境管理体系标准对文件的要求同上面基本上是一致的,所以这里就不做详细介绍。三、相关术语1、文件类型:指便于文件进行分类管理而设置的代码。本系统可分为:质量管理体系文件类型和环境管理体系文件。1)质量管理类型有:EngineeringChangeNotice工程变更ADMAdministration管理文件SOPStandardOperationProcedure操作指引EQPEquipment设备文件QRDQualityRecord质量记录OTHOthers其它文件、如外来文件2)环境管理类:panyOperationProcedure程序文件WIWorkinginstruction工作指引2、文件变更申请单:受控文件的新版发放,版本更新,:C-YYYYYY(000001-999999流水号)3、文件申请单::A-YYYYYY(即000001-999999流水号)4、文件变更:指文件发生变化,包括新文件发行,版本变更,文件作废,受控回收等类型5、新文件发行:指具有新的文件编号的文件发行6、版本变更:指已经具有文件编号的文件版本改变7、文件作废:现有的受控文件取消受控8、文件编号:根据程序文件确定的用来标识文件的唯一性编号。文件作废时,文件编码自动取消,取消的文件编号可用于重新给文件编号四、职责和权限1、文控中心:负责与质量和管理体系有关的文件和资料的受控、发行、回收、保管等2、各部文控员:负责本部门文件和资料的受控、发行、回收、保管等。(包括办公室文员和车间统计)