酒店行政部运作手册.doc

运作手册
行政部
目录
岗位职责
管理的政策与程序
--公章使用规定
--证件管理规定
--对外发文程序
--内部发文程序
--公文处理程序
--印文程序
--接待工作程序
--会议安排程序
--资料档案管理工作程序
--日常行政事务工作程序
行政部
行政部办公室是酒店的重要部门之一, 担负着协助酒店总经理室开展各项业务活动和处理各项行政事务等任务。具体负责酒店的公文管理、秘书工作、资料档案管理、客人接待、会议安排和日常行政事务等。
一、行政部办公室各岗位的职责:

总经理
认真贯彻执行政府的方针、政策、法令、规定以及上级的有关指示,努力办好国际标准的五星级酒店。
向董事会负责,定期向董事会报告工作, 认真贯彻执行董事会的各项决议。
制定酒店经营方针、营销策略和管理目标, 建立健全酒店的组织系统,审定酒店的规章制度、服务操作规程,各级管理人员的职责,并监督各部门贯彻执行。
努力促使酒店各项服务达到标准化、制度化和规范化。审定酒店的经营价目, 如房价、写字楼租价、餐饮毛利等。检查营业进度与营业计划完成情况, 指导经营部门采取相应的对策, 保证酒店营业顺利进行。
主持每天部门主管参加的早会并检查夜间总值班经理报告,针对工作中的有关问题进行讲评和指导; 主持每周的行政例会和消防、安全、卫生例会。传达政府或上级机关的有关指示、文件通知。处理好人事关系, 协调各部门之间的关系,使酒店上下团结一心, 保持一个良好的工作气氛。
建立健全各项财务制度。阅读和分析每日、每月、每季、每年的财务报表, 检查每日营业额, 督促监督财务部门做好经营预算、成本控制、清产核资等工作, 检查收支情况, 抓紧开源节流工作。
有重点地巡视酒店的公众共场所和各部门的工作场所, 检查服务质量和工作情况, 及时发现问题和解决问题。
抓好消防安全和设施维修保养工作, 确保酒店生命财产安全, 为客人提供舒适的居停、消费条件。
与当地的党政领导和社会各界人士保持良好的公共关系, 树立酒店形象,并代表酒店出面接待重要贵宾。
指导培训工作, 培养人材, 提高酒店的整体服务水平。
以身作则,关心员工, 奖罚分明, 团结管理人员, 带领全体员工以高度热忱和责任感去完成本职工作。
总经理
助理
直接对总经理负责, 协助总经理对有关部门进行管理工作。贯彻执行总经理下达的营业及管理指令。
完善部门的工作制度,指导、落实、检查、协调部门工作。
协助制订工作规划, 向总经理作季度、年度总结汇报。
解决工作难题; 督促检查各部门的工作进度。
负责沟通各部门的联系,协调平衡各部各工种之间所出现的工作矛盾。
协助总经理与社会有关部门进行必要的沟通, 联络和交往。
组织对市场形势和同行业经营管理动态的调查和分析,为总经理决策提供依据。
协助总经理检查部门的安全及消防工作。
定期培训员工。
行政总监
负责总经理办公室的全面工作, 完成总经理交办的各项任务,当好总经理的参谋和助手, 适时提出建设性意见。
协助总经理接待重要的领导和来宾; 在日常工作中接待政府机构、上级机关、旅游系统、同行或其他单位的有关人员。
向下属传达酒店经营的新精神、新指示; 督导下属完成各项任务。
根据总经理意图和酒店的运作情况,草拟酒店重要请示报告、工作计划、工作汇报、工作总结等文件; 审核各部门以酒店名义的外发文件。
保管酒店公章, 严格执行酒店有关公章使用的规定。
协助总经理和分管副总经理制订和完善酒店的规章制度。
负责安排总经理办公会议和起草会议纪要, 编写酒店夜间总值班经理值班表。
与酒店内部各部门保持密切的联系, 做好协调工作。
与上机机关、政府各管理部门保持良好关系。
行政经理
协助主任处理总经理办公室的日常业务工作, 组织、协调各岗位工作。
督导下属完成各项任务。
协助主任做好重要来宾的接待工作。
协助主任完成草拟、审核、打印文件的工作。
与酒店内部各部门保持密切联系, 搞好协调沟通。
向各部门搜集信息, 完成每月一期酒店《大事记》的编写工作; 及时将酒店的业务动态向总公司《业务简报》供稿。
负责安排每周行政例会和起草会议纪要; 编排总经理办公室人员周日值班表。
负责总经理办公室所有收发文件的分类存放工作, 并定期移交给档案员装订成册。
负责酒店所有证件的统一管理, 并督促有关部门办理年审、换证工作。
总经理秘书
协助总经理处理日常事务, 处理总经理的文件、信函、电报等。
管理总经理的文件资料。
负责收集有关业务资料及同行业和市场信息, 并进行分类、整理、保管工作。
严格执行保密制度, 不得泄露酒店秘密。
根据总经理的指示做好工作安排、客访预报、来访接待等有关工作。
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