文档管理制度.docx

文档管理制度.docxXXXX有限公司正式文档管理办法WDGL-01-20180817-:人力资源部审核:批准:使用部门:2018年01月8日发布 2018 年01月8日实施XXXX有限公司批准1XXXX有限公司文档管理办法目的为加强公司文件的标准化管理,完善公司的质量管理制度,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号, 保证公司文件体系有效运转。范围适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、 资料识别,以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。责任质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管,以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行, 在评审意见分歧较大时,通过传阅或会审提供意见和建议。总经理负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。项目文档编写规范文档版本管理文档状态变迁规则2项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时,其状态为“草稿”。文档通过评审后,其状态变为“正式”。此后若更改文档,其状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时,其状态又变为“正式”。文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关。(1)处于“草稿”状态的文档版本号格式为 ,YZ的数字范围为01~99,随着文档草稿的修正,YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。(2)处于“正式”状态的文档版本号格式为 ,X为主版本号,取值范围为1~9。Y为次版本号,取值范围为 0~9。文档第一次成为“正式”文件时,版本号为 。如果文档的升级幅度较小,版本号 Y值可适量增加,Y值增加一定程度,X值将适量增加。档文档升级幅度较大时,才允许直接增大 X值。(3)处于“修改”,文档正在修改时,一般只增加Z值,。当文档修改完毕通过评审,状态成为“正式”时,将Z值设为0,。参见上述规则(2)。文档标识项目所产生的文档都有唯一、特定的编码,其构成如下:项目标识 -文档类-日期标号-版本号/序号。其中:项目标志:本项目的标识,表明本项目是“XXXX”;文档类型:商务文档00,项目管理文档01,项目开发文档02。日期编号:文档创建日期;版本号:本文档的版本号。序号:四位数字编码,指明该文档在项目文档库的总序号。一个文档编码的例子为:RDXM-01-20111111-。项目文档管理制度项目文档按内容分为三类,商务文档,项目开发文档,项目管理文档3其中,项目商务文档有合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书、财务的制度等;项目开发文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告(单元测试、业务联测)、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档; 项目管理文档有项目章程、项目管理计划、项目范围说明书、WBS、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件。文档的保密和安全。根据文档安全管理需要,大致可划分为三个保密级别Ⅰ级:具有比较高的保密需求,仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权,其他人员查