南江小学文件档案管理制度.docx

南江小学文件档案管理制度.docx南江小学文件档案管理制度为了加强学校档案的科学管理,保证档案的系统性与完整性,有效地为学校管理服务,结合本校实际情况,特制定本制度。一、 总则第一条学校成立档案管理工作领导小组,明确一位校领导分管档案工作,负责协调、解决档案工作中存在的问题。第二条学校设立综合档案室,隶属教导处领导,统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案,并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。第三条根据档案工作实际需要,综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理,提供利用等工作,各部门设兼职档案人员,负责部门文件材料的形成、积累、整理,并按规定向综合档案室移交。二、 立卷、归档第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理,文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务,必须认真做好。第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括上级文件,内部资料,活动资料及簿、册、图表,出版物、照片、光碟等),均属立卷归档范围。第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律,保持文件、资料之间的历史联系,区分文件、资料的保存价值,便于保管和利用。第八条立卷方法。学校档案按文书、教学(含学籍和教师业务档案)、会计、基建分类,声像档案独立编目组卷。1、文书档案按保管期限、年度分类,由档案管理员组卷归档。2、 会计档案,按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列,由财务室整理归档。3、 学籍档案,按教学年度、届分类,按年级、班级组卷,由学生处负责收集、整理归档。4、 教师业务档案,以人为单位分类、整理,由教务处负责收集、整理归档。5、 基建档案,按基建项目组卷,由总务处收集、整理,工程竣工后移交档案室。6、 声像档案,按载体性质、形状分类排列,由电教室人员整理、归档。7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。1、 永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件,划为永久保存。2、 长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件,划为长期保存。长期保存为15年至50年。3、 短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料,划为短期保存。短期保存为15年以下。第十条文件的组合。组合的基本作法如下:1、法规性文件,如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。2、会议文件应单独组合。3、 统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。4、 工作计划、总结等文件,一般可按部门名称组合。5、 特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。第十二条文件归档份数。一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件,需要办理销毁手续。第十三条归档时间。1、 阶段归:凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料,在任务完成后,相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好,由专项负