3档案管理制度.doc

金陵科技学院智控院学生会档案管理制度档案工作是校学生会工作连续性,有序性的有力保障。为实现工作的正规化,提高工作效率和工作质量,特制定此项制度:一、总则:(一)人事档案:1、学生会成员信息库,由学生会秘书部定期更新;2、学生会各部门成员(包括未入选者)简历,每学期开学初更新;3、学生会成员档案数据库,记录校学生会各成员基本信息、各项考核成绩及评优结果,及各成员在校期间所获各项荣誉。(二)工作档案:1、学生会各部门各学期及各月工作计划;2、学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份,包括活动策划、活动开展、活动总结,并附活动图片资料。(三)文件档案:1、上级组织发布的工作文件及通知;2、上级组织对工作、活动的批示;3、学生会内部文件及各项管理制度等文献材料;(四)会议记录:1、学生会各部门例会会议记录;2、学生会主席团会议记录;3、其他重要会议和座谈会等会议记录。二、实施细则:(一)静态管理条例学生会档案由学生会秘书部进行管理并保存于学生会办公室。学生会档案属内部资料,不经允许,不得私自交于外界传阅对于重要文件和有保密性质的文件需做好保密工作,未经主席团许可,不得借阅。定期检查各项文件,如有遗失或缺少应立即向主席团报告,事故责任人视情节轻重给予处罚。借阅档案必须经过主席团同意,否则不得借阅,未经批准直接借阅者及当时办公室值班人员视情节轻重给予处罚。借阅时需注册登记:姓名,联系方式,借阅内容,借阅时间及归还日期。学生会的档案由主席团和管理部门决定其使用和公布,不经上述机构相关负责人同意,任何组织无权使用档案信息。(二)动态管理条例学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份,包括活动策划、活动开展、活动总结,获奖者名单,活动照片等资料,并及时上交学生会秘书部用于存档。学生会秘书部应该及时收取并更新校学生会各项档案,包括人事档案、工作档案、文件档案、会议档案并存放于校学生会办公室,整理资料时按照档案的生成年份及文件类别进行分类整理,合理放置,使所有文件系统化,以方便借阅及管理。由秘书部负责记录校学生会成员成长过程,收集整理各部门工作报表。三、附则:各部门应积极配合秘书部的工作,以使我院学生会档案管理工作井然有序的进行。本制度解释与修改权归金陵科技学院智控院学生会。本条例自发布之日起生效。金陵科技学智控院学生会