档案化管理办法.doc

档案电子化管理办法 第一章总则第一条、公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录,它能反映公司整个活动的历史面貌,同时为保证电子档案的可利用性,确保其信息的真实性、安全性和完整性;特制定本办法。第二条、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。第三条、具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。第四条、本办法适用于本公司及控股子公司电子化的档案管理。第二章档案机构的主要职责第一条档案管理的责任部门为公司总经理办公室第二条、公司总经理办公室应制定档案工作的规章制度,并对公司其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督。第三条、负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案,确保档案质量。第四条、积极开展档案的提供利用工作。第三章公司档案的构成与分类第一条、公司档案主要构成包括公司治理层、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉形成的各种文件。第二条、档案分类一、公司文书档案主要指公司治理层和行管理层在工作中形成的文书,经立卷归档后形成的。1、治理层三会形成的各种议案、决议文件和各种规章制度。2、管理层形成的管理文件、计划、总结等文件二、经营文书档案主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。1、计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。2、指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。3、价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。4、凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证,如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。5、有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。三、技术档案主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料,是与公司的生产和科技密切相关的资料。1、技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。2、产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。3、设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。4、基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。四、会计档案主要指公司在会计工作中所作的记录,以及一些重要的原始凭证,在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料,有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括:1、会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况,成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。2、会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍,包括总帐、日记帐、月细帐等。3、会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。五、声像档案:主要是指将公司一些重要的实况,用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影,以及公司重大政治经济活动和文体活动等。六、人事档案:1、公司员工的入职的档案:主要包括的内容有面试档案、入职档案、员工个人信息登记(身份证、学历证、资格证、工